People Analytics: Das hat der Daten-Trend zu bieten!

Moderne Managerinnen treffen strategische Entscheidungen auf Basis von Daten. In vielen Abteilungen wie Marketing oder Finance ist das schon lange Usus. Im Personalbereich hingegen muss sich die umfassende Datenanalyse als Entscheidungshilfe in vielen Betrieben erst richtig etablieren.

Dadurch kann sich für Unternehmen vieles im Positiven verändern. Vor allem in Sachen Produktivität verspricht man sich durch das Sammeln und Analysieren von mitarbeiterbezogenen Daten einen Boost. Der Wechsel ins Homeoffice in der Covid-Krise hat diesen Trend noch verstärkt. Hallo, Big Data!

Was wissen Sie bereits über das Thema People Analytics? Wir haben die wichtigsten Infos zum Thema für Recruiter zusammengefasst.

People Analytics (Personal-Analyse) bezeichnet die Analyse personenbezogener HR-Daten zur Optimierung von Entscheidungen. Dazu werden Mitarbeiterdaten mit Hilfe von Analysetools mit anderen relevanten Daten aus dem Unternehmen verknüpft.

Ziel ist es, konkrete Fragestellungen aus dem Bereich Personalmanagement im Zusammenhang mit den Unternehmenszielen zu beantworten. In Folge können Recruiting-Prozesse optimiert werden, um ihren größtmöglichen Beitrag zum Unternehmenserfolg zu leisten.

People Analytics vs. HR-Analytics: Wo liegt der Unterschied?

Während sich People Analytics auf die Mitarbeiterinnen im Einzelnen bezieht, befasst sich HR-Analytics mit den Prozessen innerhalb der Personalabteilung. Oft werden die Begriffe aber synonym verwendet. Wenn es darum geht, datenbasierte Prognosen zu treffen, spricht man auch von Predictive Analytics (vorausschauende Analyse).

Eines der obersten Ziele der Anwendung von People Analytics ist die Erhöhung der Arbeitsproduktivität im Unternehmen. Weitere, allgemeine Zwecke:

• eine strategische, vorausschauende Personalplanung
• Verbesserung von Entscheidungen im Bereich HR
• Messen der Auswirkung von HR-Maßnahmen auf Unternehmensziele
• Veränderung der defensiven, „reagierenden“ Rolle des Personalmanagements

Der Einsatz von People Analytics bringt zahlreiche Vorteile und Chancen mit sich. Zum Beispiel:

• Erstellen von Prognosen
• frühzeitige Reaktion auf kritische Entwicklungen im Unternehmen
• rechtzeitiges Erkennen von Krisen
• Senkung der Fluktuationsrate
• mehr Transparenz in der Argumentation von Entscheidungen gegenüber Führungskräften
• Steigerung der Effizienz von Maßnahmen im Personalmanagement
• Kostenvorteil durch Prozesse, die mittels HR-Analytics optimiert wurden
• Verbesserung der Qualität der betrieblichen Leistungen für Mitarbeiter
• Optimierung der Employee Experience
• Einbeziehung von Daten aus anderen Abteilungen und Erkennen von Synergien
• erhöhte Mitarbeiterinnenzufriedenheit
• Erreichen eines besseren Images als Arbeitgeber

Woher kommen die Daten für People Analytics?

Die Basis für People Analytics legt das Personalcontrolling: Personaldaten im Ist-Zustand sowie Entwicklungen werden über bestimmte Zeiträume hinweg erfasst. Folgende interne und externe Datenquellen gibt es noch:

• Social-Media-Profile
• Mitarbeiterbefragungen
• Recruiting-Software
• Software, die in anderen Abteilungen verwendet wird, z. B. CRM-Systeme

Wie wird People Analytics nun konkret angewendet? Natürlich lassen sich mit HR-Daten Fragestellungen in unterschiedlichen Bereichen des Personalmanagements beantworten – in der Personalplanung ebenso wie im Recruiting, in der Personalauswahl oder der Personalentwicklung.

Zunächst muss ein grundsätzliches Problem definiert werden, beispielsweise: unzufriedene Mitarbeiter, hohe Fluktuationsraten, schlechte Online-Bewertungen oder ein negatives Arbeitgeber-Image. Folgende Fragen können mit People Analytics untersucht werden:

• Über welche Kanäle kommen die meisten brauchbaren Bewerbungen herein?
• Wie hoch ist die Quote geeigneter Kandidatinnen auf konkrete Stellenanzeigen?
• Welche Kandidaten passen am besten zur Unternehmenskultur?
• Wie viele Mitarbeiterinnen mit welchem Profil werden in Zukunft für bestimmte Positionen benötigt?
• Welcher ist der am besten geeignete Mitarbeiter für die zu besetzende Stelle?
• Welche Fortbildungsmaßnahmen sind bei welcher Mitarbeiterin vielversprechend?
• Wie wahrscheinlich ist die Kündigung eines Mitarbeiters?
• Wer eignet sich besonders gut für eine Führungsposition?

Die Rolle der KPIs

Je nach Fragestellung können sogenannte KPIs (Key Performance Indicators) definiert werden. Die Kennzahlen dienen zu deren Überprüfung anhand von erstellten Hypothesen. Sie ermöglichen eine Quantifizierung der Antworten und eine fundierte Entscheidungsfindung.

Häufig verwendete KPIs im Bereich HR-Analytics sind:

• Anzahl der Bewerberin pro Kanal (Tipp: So erkennen Sie Ihre Bewerberquellen)
• Klicks auf Stellenanzeige
• Conversion Rate (rekrutierte Bewerber pro Stellenanzeige / Kanal)
• Kosten pro Bewerber
• Time to fill (Zeit, bis eine offene Stelle besetzt ist)
• Fluktuationsrate (durchschnittliche Dienstzeit einer Mitarbeiterin im Unternehmen)

Jetzt erfahren, welche KPIs Sie als Recruiter sonst noch kennen sollten!

Die Arbeit mit personenbezogenen Daten setzt die strenge Einhaltung der Datenschutz-Richtlinien voraus – Stichwort DSGVO. Kurzfassung: Jeder Person steht das Recht auf alle sie betreffenden Daten zu. Das sollten Sie im Rahmen von People Analytics beachten:

• Eine konkrete Begründung für die Datenerhebung muss vorhanden sein, und nur Daten, die diesem Zweck dienlich sind, dürfen erhoben werden.
• Es muss die Einwilligung der Mitarbeiter vorliegen.
• Die Befragten müssen über Zweck und Zeitpunkt der Datenerhebung informiert sein.
• Die Zustimmung von Betriebsrat und Datenschutzbeauftragten sollte für die geplante Datenanalyse eingeholt werden.
• Analysen müssen immer vollständig anonymisiert werden – damit bleibt das Recht auf informationelle Selbstbestimmung gewahrt.
• Der Eingriff durch Personen (z. B. Führungskräfte) in automatisierte Prozesse muss gewährleistet sein. Denn bei jeder Auswertung besteht ein gewisses Restrisiko von Ungenauigkeit.

Das letzte Wort bei personalbezogenen Entscheidungen sollte also immer der Mensch haben. Mehr darüber lesen Sie im Beitrag Personalmanager vs. Algorithmus: künstliche Intelligenz im Recruiting.

Wir empfehlen: Starten Sie mit einem Pilotprojekt, um People Analytics in Ihrem Unternehmen zu testen! Beachten Sie dabei die folgenden Schritte:

1. Konkrete Fragestellung(en) definieren.
2. Projektteam aus betroffenen Abteilungen zusammenstellen.
3. Zeitraum und KPIs festlegen.
4. Daten erfassen, beobachten, messen und kontextualisieren.
5. Ergebnisse analysieren, Trends und Probleme identifizieren, Schlussfolgerungen ziehen.
6. Maßnahmen erarbeiten und setzen.
7. Datenschutz sicherstellen.

* Um unsere Texte möglichst lesefreundlich zu gestalten, verzichten wir darin auf die gleichzeitige Verwendung von männlichen und weiblichen Sprachformen. Dennoch ist uns wichtig, dass sich alle von uns angesprochen fühlen. Daher verwenden wir die männliche und die weibliche Form im Wechsel. Damit sind immer alle anderen Formen gleichermaßen mitgemeint.