Distance Leadership: 6 Tipps zum Führen auf Distanz

Wie funktioniert Distance Leadership? Wie wirkt es sich auf die derzeitige Homeoffice-Situation aus? Und wie kann eine Führungskraft auch virtuell präsenter denn je sein? Wir haben die wichtigsten Tipps für Sie zusammengefasst.

Führung auf Distanz erfordert mehr als das reine Bereitstellen von technischen Arbeits- und Kommunikationsmöglichkeiten für die Mitarbeiter. Die Situation stellt spezielle, oft neuartige Anforderungen an Führungskräfte:

• Wie kann ich trotz Distanz verbindliche Ziele mit meinen Mitarbeitern vereinbaren?
• Wie kann ich meine Mitarbeiter dabei unterstützen, auch im Homeoffice ihr volles Potenzial zu entfalten?
• Kann ich meine tatsächliche „Führungskraft“ auch virtuell für alle spürbar entfalten? Wie erhalte ich die Performance im Team aufrecht?
• Gewinnt das Performance Management an Bedeutung, wenn Kontrolle nicht umfassend möglich ist? Wie gelingt es mir, Projekte aus der Ferne zu begleiten und zu überwachen?
• Wie vermeide ich, dass aus räumlicher Distanz soziale Distanz entsteht?

Welche Fragen auch immer Sie sich stellen – Fakt ist: Das Management ist gefragt, seine Prozesse hinsichtlich Kommunikation und Koordination neu zu gestalten. Nur so können die Chancen von Homeoffice und Distance Leadership voll ausgeschöpft werden.

1. Kommunizieren Sie ausreichend!

Wir sind der Meinung: Stimmt die Kommunikation, funktioniert auch das Arbeiten im Homeoffice. Mitarbeiter sehnen sich bei Ihrer Tätigkeit auf Distanz vermehrt nach Sicherheit, Orientierung und Bindung. Die Antwort lautet Transparenz. Und die ist nur durch offene Kommunikation zu erreichen.

Folgende Fragen können für alle Beteiligten wichtig sein:

• Wie ist der Status quo bezüglich Covid-19, Homeoffice und Maßnahmen im Unternehmen?
• Wie geht es weiter, und welche sind die nächsten Schritte?
• Was können wir gemeinsam und als Einzelne in Bezug auf Arbeitsprozesse verbessern?
• Welche Thematiken beschäftigen das Team und die einzelnen Mitarbeiter?

Kommunikations-Tipps:

1. Kommunizieren Sie lieber zu viel als zu wenig.
2. Fragen Sie aktiv nach, und hören Sie gut zu.
3. Schaffen Sie Raum für spontane Rückfragen, laufendes Feedback und kurzfristige Absprachen.
4. Führen Sie regelmäßig (z. B. monatlich) Einzelgespräche, mit fachlichen ebenso sowie mit privaten Inhalten.
5. Teilen Sie Ihren Mitarbeitern wichtige Entscheidungen mit – am besten wöchentlich.
6. Planen Sie (tägliche) Morgen-Meetings ein, in denen Sie mit Ihrem Team den Tag besprechen.
7. Halten Sie so oft wie nötig Team-Meetings zu bestimmten Projekten und Lagebesprechungen ab.

2. Seien Sie flexibel!

Anpassungsfähigkeit ist die wohl gefragteste Eigenschaft, die der Wechsel ins Homeoffice von Führungskräften fordert. Wer offen für Neues ist und keine Angst vor Innovationen hat, ist klar im Vorteil. Hören Sie sich um, welche Tools verwendet werden! Probieren Sie neue Systeme zur Kommunikation und Organisation auf Distanz aus! Viele davon können Arbeitsprozesse erheblich erleichtern. Das Wichtigste: Finden Sie heraus, welche digitalen Werkzeuge die richtigen für Ihr Unternehmen sind, und lassen Sie sich nicht durch mögliche Fehler entmutigen!

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3. Definieren Sie klare Regeln!

Klare Spielregeln in Bezug auf das Arbeiten im Homeoffice kommen nicht nur Ihnen zugute. Auch Ihre Mitarbeiter freuen sich über feste Strukturen und Fixpunkte in ihrem Arbeitsalltag. Regeln können Sie auch gemeinsam im Team erarbeiten und dadurch eine größere Akzeptanz erreichen.

Klären Sie zum Beispiel folgende Fragen:

• Welche Kernarbeitszeiten gelten, zu denen alle Teammitglieder erreichbar sind?
• Wer hat welche Inhalte an wen zu kommunizieren?
• Gibt es festgelegte Reaktionszeiten für E-Mails und andere Anfragen?
• Wer ist wofür zuständig?
• Wer hat auf welche Dateien und Informationen Zugriff?
• Welche Ziele sollen bis wann erreicht werden?
• Welche Regeln (z. B. Sprechzeiten, Hand heben) gelten für Online-Meetings?

Eine entscheidende Herausforderung ist es hierbei, die Balance zwischen dem Fokus auf die Arbeit und permanenter Erreichbarkeit zu finden. Legen Sie daher etwa Chat-, E-Mail- und Telefon-freie Zeiten fest, um Ihren Mitarbeitern ein konzentriertes Arbeiten zu erleichtern!

4. Stellen Sie technische Hilfe bereit!

Der Lautsprecher funktioniert nicht. Ich kann mich nicht mit dem Firmennetzwerk verbinden. Beim Anmelden läuft etwas schief. Mein Computer lässt sich nicht updaten. Und wie funktioniert nochmal das neue Videochat-Tool? Technische Probleme treten im Homeoffice tendenziell häufiger auf, statt seltener.

Natürlich ist es nicht Ihre Aufgabe, sie alle zu lösen, aber: Stellen Sie sicher, dass ein professioneller IT-Support jederzeit verfügbar ist! Zum Beispiel über eine Hotline. Sie beugen digitalen Stolpersteinen lieber vor? Dann sorgen Sie dafür, dass Mitarbeiter ausführliche Einschulungen für neue Tools und digitale Lösungen erhalten!

5. Vertrauen Sie!

Vertrauen und Loslassen gewinnen beim Führen auf Distanz erheblich an Gewicht. Kontrolle und Leistungsbeurteilung sind nicht mehr möglich wie zuvor. Eine erfolgreiche virtuelle Team-Zusammenarbeit basiert zu einem großen Teil auf einem vertrauensvollen Klima.

• Vereinbaren Sie mit jedem Team-Mitglied Ergebnisse und Aufgaben im Zusammenhang mit konkreten Zielen und Zeitpunkten! So müssen Sie die inhaltliche Kontrolle von Prozessen nicht ganz aus der Hand geben. Und Ihre Mitarbeiter lernen, verstärkt Eigenverantwortung zu übernehmen.
• Halten Sie sich vor Augen: Die örtliche An- oder Abwesenheit ist kein Indikator für die Qualität der geleisteten Arbeit.
• Signalisieren Sie Ihr offenes Ohr, Ihre Kommunikations- und Hilfsbereitschaft sowie Ihre Kompetenz, Probleme zu lösen! Das erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass sich Mitarbeiter bei Sorgen an Sie wenden. Vertrauen basiert schließlich auf Gegenseitigkeit.
• Vertrauen bedeutet auch, Ihren Mitarbeitern etwas zuzutrauen. Schaffen Sie also bewusst Freiräume – zum Beispiel flexible Arbeitszeiten. Das stärkt das Verantwortungsgefühl des Einzelnen und mindert damit das Risiko von Vertrauensbrüchen.

6. Etablieren Sie Routinen & Rituale für Ihr Team!

Mit der örtlichen Distanz geht die Gefahr von Isolation, sozialer Distanzierung und Frustration einher. Ermöglichen Sie daher regelmäßigen Austausch im Team – beruflich ebenso wie privat! Denn wer sich selbst als aktiven Teil eines Teams begreift, dem fällt auch das Arbeiten leichter.

Neben fachlichen Meetings können Sie ungezwungene – auch freiwillige – virtuelle Meetings für den persönlichen Austausch organisieren. Das fördert den Zusammenhalt und hebt die Laune. Als Führungskraft müssen Sie nicht immer selbst daran teilnehmen. Im Fall von großen Teams ist auch die Aufteilung in Kleingruppen sinnvoll. So ist es wahrscheinlicher, dass jeder einmal zu Wort kommt.

Virtuelle Teambuilding-Aktivitäten können sein:

• virtuelle Drink-ups nach der Arbeit
• eine Team-Playlist
• remote Lunches
• gemeinsames Kaffeetrinken am Morgen

* Um unsere Texte möglichst lesefreundlich zu gestalten, verzichten wir darin auf die gleichzeitige Verwendung von männlichen und weiblichen Sprachformen. Dennoch ist uns wichtig, dass sich alle von uns angesprochen fühlen. Daher verwenden wir die männliche und die weibliche Form im Wechsel. Damit sind immer alle anderen Formen gleichermaßen mitgemeint.