Recruiting für KMU – Die 3 größten Herausforderungen

Der Fachkräftemangel trifft KMU ganz besonders. Anfang 2020 sahen 69 Prozent der mittelständischen Unternehmen im Fachkräftemangel die größte Gefahr für die Entwicklung des eigenen Betriebes. Das ergab eine Studie von EY Österreich. Dafür wurden 900 Unternehmen mit 30 bis 2.000 Mitarbeitern in ganz Österreich befragt.

Fachkräftemangel bei KMU in Österreich

30 Prozent der Betriebe haben nach eigener Aussage große Probleme beim Recruiting von Fachkräften. 53 Prozent sagen, dass die Suche nach qualifizierten Mitarbeitern* “eher schwer” ist. 36 Prozent der befragten KMU geben an, dass sie aufgrund des Fachkräftemangels Umsatz verlieren. Besonders heftig trifft es die Immobilien- und die Tourismusbranche. Geographisch gibt es ein Ost-West-Gefälle: Vorarlberg und Tirol spüren den Fachkräftemangel am stärksten.

KMU & der Fachkräftemangel in Deutschland

In Deutschland sieht die Situation ähnlich aus: Eine Umfrage im Januar 2020 ergab, dass 56 Prozent aller befragten mittelständischen Unternehmen den Fachkräftemangel als größtes Risiko für die Entwicklung ihres Unternehmens sehen. Auch eine Studie des KOFA (Kompetenzzentrum Fachkräftesicherung) zeigte bereits 2018, dass immer dramatischere Engpässe bei KMU-typischen Berufen gibt.

Was also können KMU tun, um sich doch noch durchzusetzen im Kampf um die besten Kandidaten? Wir haben zusammengefasst, welche drei Herausforderungen es dabei vor allem zu bewältigen gilt – und wie das funktioniert.

KMU kämpfen mit einem schlechten Image als Arbeitgeber. Bekannte Vorurteile sind etwa, dass kleinere Unternehmen im Vergleich zu großen Konzernen geringere Gehälter zahlen und weniger Entwicklungsmöglichkeiten bieten. Zudem sind beliebte Marken oder coole Startups natürlich als Arbeitgeber attraktiver als mittelständische Unternehmen.

Umso wichtiger ist aktives und durchdachtes Employer Branding für KMU. Dabei gilt es, auf die Stärken, die KMU haben, bewusst hinzuweisen – damit diese nicht länger übersehen werden. So ermöglichen etwa flache Hierarchien häufig schnelle Entscheidungen, aktive Mitgestaltung, vielfältige Aufgabenfelder und eine frühe Übernahme von Verantwortung. Überschaubare Strukturen erleichtern eine individuelle Karriereplanung.

Vorzüge von KMU betonen

Ein weiterer Attraktivitätsfaktor kann der Standort sein: KMU sind als Arbeitgeber für Fachkräfte in der Region interessant. Tägliches Pendeln kann so vielleicht vermieden werden – und das spart nicht nur viel Zeit, sondern auch Geld. Zusätzliche flexible Arbeitsmodelle steigern die Arbeitgeberattraktivität weiter. 

Ein Punkt, der gerade für jüngere Fachkräfte immer wichtiger wird, ist die Unternehmenskultur. Ein familiäres Arbeitsklima, Teamgeist, aber auch regelmäßige Mitarbeiterevents wie Laufrunden, Grillfeste oder das regelmäßige Team-Frühstück sind für viele attraktiver als die Anonymität innerhalb eines Konzerns. Zudem sind die gemeinsamen Ziele häufig in KMU deutlich greifbarer und werden eher als sinnhaft erlebt als in großen Firmen mit zahlreichen Stakeholdern.

Employer Branding ist unverzichtbar

KMU dürfen im Wettbewerb um die besten Fachkräfte nicht mit Reizen geizen. Deshalb gilt: Eine übersichtliche, ansprechende Karriereseite ist Pflicht.  Wenn Sie wenig Zeit oder eine unflexible Website haben, dann ist ein professionelles Jobportal im Corporate Design ein wichtiger und zugleich einfacher erster Schritt. 

Eine gute und kostenschonende Möglichkeit für wirksames Employer Branding bieten zudem Social Media Kanäle wie Facebook und LinkedIn und diverse Karriereportale wie z.B. karriere.at. Hier sollten sich Recruiter und HR Manager vorab etwas über Ihre Zielgruppe informieren.

Gerade, wenn Ressourcen sehr knapp sind, gilt es, die passenden Kanäle auszuwählen (Wo bewegt/informiert sich meine Candidate Persona?) und aktiv zu werden. Das bedeutet nicht nur, aktuelle Jobs zu posten, sondern auch Einblicke in den Unternehmensalltag und das jeweilige Team zu geben, Mitarbeiterinnen zu Wort kommen zu lassen und auf Benefits hinzuweisen. Je authentischer desto besser. 

Und: Bitten Sie Ihre Mitarbeiter aktiv darum, Ihr Unternehmen – freiwillig und ehrlich – als Arbeitgeber auf Plattformen wie kununu, glassdoor & Co. zu bewerten. Immer öfter checken Kandidaten im Laufe des Bewerbungsprozesses, welche Erfahrungen andere mit einer Firma bereits gemacht haben.

Die Kräfteverhältnisse haben sich auf dem Arbeitsmarkt so sehr verändert, dass sich kein Unternehmen mehr leisten kann, im Bewerbungsprozess grobe Fehler zu machen. Die Ansprüche der Digital Natives steigen. Sie sind immer weniger bereit, längere Wartezeiten auf Rückmeldungen oder komplizierte Formulare in Kauf zu nehmen. Kann die Bewerbung nicht am Smartphone in wenigen Minuten komplett abgeschlossen werden, führt dies häufig zum Abbruch. Unpersönliche E-Mails, die standardmäßig verschickt werden, bewirken Ähnliches. 

Fachkräfte können sich inzwischen aussuchen, wo sie arbeiten. Sie sind keine Bittsteller mehr. Sie erwarten eine individuelle Ansprache, wertschätzende Kommunikation auf Augenhöhe, zügige Rückmeldungen und flexible Terminvereinbarungen. Zudem sollte der Bewerbungsprozess zu jeder Zeit transparent und klar sein. Besonders die selbstbewusste Generation Z stellt hohe Anforderungen an Recruiter bzw. potenzielle Arbeitgeber.

Smartes Recruiting ist mobile-ready

Absolut unverzeihlich ist es, wenn veraltete Technologien oder lange Ladezeiten zu einer frustrierenden Candidate Experience bei der Bewerbung sorgen. Digital Natives suchen auch am Smartphone nach interessanten Jobs und erwarten, sich auch direkt mit wenigen Klicks bewerben zu können. Kurze Ladezeiten und einfache Bedienung sind hier wichtig. Auch eine Fortführung der Bewerbung bei Unterbrechungen sollte ermöglicht werden. 

Sobald die Bewerbung eintrifft, heißt es: Schnell reagieren! Jüngere Bewerber sind Wartezeiten nicht mehr gewöhnt und akzeptieren diese auch nicht. Hier können kleinere und mittlere Betriebe gegen eher Großkonzerne – mit oft eher trägen Strukturen – punkten und sich Talente frühzeitig sichern.

KMU haben nicht die gleichen Ressourcen wie große Unternehmen, wenn es um Recruiting geht. Oft genug gibt es nur einen HR Manager, der sich um alle Personalangelegenheiten kümmern muss. Oder eine Kollegin aus einem völlig anderen Fach muss das Thema Recruiting – quasi nebenbei – mit erledigen. Es fehlt fast immer an Mitarbeitern, Zeit und Budget. Hier haben Konzerne mit ihren HR Abteilungen und intensiv geschulten Recruitern klar die Nase vorne. 

Zum Glück spielt die Digitalisierung den KMU in die Karten: Mit einem digitalen Recruiting Tool wie eRecruiter GO können Personalverantwortliche viel Zeit und Geld sparen. Lästige administrative Tasks werden einfacher oder sogar automatisiert. Übersichtliche Workflows ermöglichen es, immer den Überblick zu behalten und erleichtern die strukturierte Abstimmung mit den Kollegen. Professionelle Stellenanzeigen und ein eigenes Jobportal können mit wenigen Klicks und auch von Laien erstellt werden. Video Interviews sind eine zeitgemäße, kandidatenfreundliche und ressourcenschonende Alternative zum persönlichen Kennenlerngespräch. Ein eigener Talent Pool erleichtert das Active Sourcing.

Zeit & Geld sparen dank Channel Recommendations

Dank Multiposting Funktion spart ein Recruiting Tool auch viel Zeit bei der Veröffentlichung von Stellenanzeigen. Mit eRecruiter GO posten HR Manager oder Personalverantwortliche etwa mit wenigen Klicks auf mehr als 1.300 verfügbaren Kanälen. 

Wenn auch das Budget eher knapp ist, dann gilt, es besonders klug auszuwählen: Auf welchen Kanälen erreiche ich meine Wunschkandidaten überhaupt mit Stellenanzeigen? Auf welchem Karriereportal kann ich mit den meisten Bewerbungen rechnen? Und wo die Kosten für ein Job Ad sparen? 

Ein wirklich smartes Recruiting Tool unterstützt hier mit KI-gestützten Channel Recommendations: So weiß der User, auf welchen Kanälen eine bestimmte Stellenanzeige gepostet werden sollte, um möglichst viele passende Bewerbungen zu erhalten. Dabei werden etwa die Branche, die Position sowie die Region berücksichtigt und Erfahrungswerte miteinbezogen. Recruiter wissen ohne großen Rechercheaufwand, wo sich ein Investment lohnt – und wo Geld eingespart werden kann.

DSGVO? Kein Problem!

Damit KMU auch rechtlich immer auf der sicheren Seite bleiben, sollten Sie unbedingt darauf achten, dass Daten DSGVO-konform verarbeitet werden. Und nein – Excel ist hier nicht das Tool der Wahl! (Warum nicht, das erfahren Sie in diesem Blogbeitrag). 

Gerade, wenn Recruiting meist nebenbei und unter Zeitdruck erledigt werden muss, geht die Übersicht schnell verloren. Daher empfehlen wir auch hier ganz klar, mit einer Recruiting Software sicherzustellen, dass Bewerberdaten sicher gespeichert und fristgerecht gelöscht werden. Kandidaten sollten automatisiert dazu angehalten werden, die Datenschutzbestimmungen zur Kenntnis zu nehmen, und die Speicherung der Daten – etwa in einem Talent Pool – zu erlauben. Läuft eine Frist ab, werden die Bewerber wieder automatisiert um Verlängerung gebeten. Das bedeutet: Weniger Arbeit und Rechtssicherheit für den Recruiter.

* Um unsere Texte möglichst lesefreundlich zu gestalten, verzichten wir darin auf die gleichzeitige Verwendung von männlichen und weiblichen Sprachformen. Dennoch ist uns wichtig, dass sich alle von uns angesprochen fühlen. Daher verwenden wir die männliche und die weibliche Form im Wechsel. Damit sind immer alle anderen Formen gleichermaßen mitgemeint.