Case Study KAGes: Modernes Bewerbermanagement im Gesundheitswesen
Case Study KAGes: Modernes Bewerbermanagement im Gesundheitswesen
Wie modernes Recruiting im Gesundheitswesen gelingt, zeigt die Steiermärkische Krankenanstaltengesellschaft (KAGes). Mit sieben Landeskrankenhäusern an 20 Standorten und drei Landespflegezentren zählt sie zu den größten Gesundheitsunternehmen Österreichs. Um die Candidate Journey weiterzuentwickeln und die Recruiting Experience zu verbessern, wurde das bestehende zentrale Bewerbermanagement durch eRecruiter abgelöst.
Wie gut das neue System bei den Recruiter:innen ankam, zeigte sich schon vor dem Start, denn bereits einen Tag vor dem offiziellen Go-live arbeiteten sie aktiver damit als mit dem Vorgängersystem.
Auf einen Blick
- Unternehmen: Steiermärkische Krankenanstaltengesellschaft m.b.H. (KAGes)
- Ansprechpartnerin: Eva Aerni, MSc MBA, Team HR- und Recruitmentstrategie
- Branche: Gesundheitswesen
- Unternehmensgröße: rund 19.300 Mitarbeiter:innen
- Einrichtungen: 7 Landeskrankenhäuser mit 20 Standorten, 3 Landespflegezentren
- Einführungszeitraum: September 2024 bis April 2025
- eRecruiter-Kunde seit: 2024
Die Ausgangslage: Bewährtes Bewerbermanagement weiterentwickeln
Die KAGes ist das größte Gesundheitsunternehmen der Steiermark und zählt zu den größten Spitalsunternehmen Europas. Das Recruiting ist dezentral organisiert, während das Bewerbermanagement bereits zentral über SAP abgewickelt wurde. Mit der Einführung von eRecruiter sollte das bestehende System abgelöst und die Recruiting-Prozesse gezielt weiterentwickelt werden. Im Fokus standen eine moderne Candidate Journey, eine optimierte Recruiting Experience sowie eine flexible Lösung für die unterschiedlichen Anforderungen der Einrichtungen.
Die Umsetzung: flexibel, persönlich, eng abgestimmt
Zwischen September 2024 und April 2025 wurde eRecruiter bei der KAGes eingeführt. Getragen hat die Einführung vor allem das Zusammenspiel aus einem anpassungsfähigen System und einer engen, partnerschaftlichen Zusammenarbeit.
Ein System, das sich anpasst
Eine Organisation dieser Größe bringt eigene, komplexe Anforderungen mit und genau darauf muss ein Recruiting-System eingehen können. eRecruiter ist flexibel genug, um sich unabhängig von Unternehmensgröße oder Komplexität passgenau anzupassen. Bei der KAGes wurde das System so auf die spezifischen Anforderungen der Organisation zugeschnitten.
Ein Projektteam, das persönlich begleitet
Während der Einführung wurde die KAGes eng und persönlich von unserem Consulting & Recruiting Expert Team begleitet. Gemeinsam wurden klare Ziele festgelegt und Schritt für Schritt strukturiert umgesetzt. Genau diese partnerschaftliche Zusammenarbeit auf Augenhöhe war ein wesentlicher Grund dafür, dass die Einführung so erfolgreich verlaufen ist.
Regelmäßig abgestimmt, schnell reagiert
Regelmäßige Abstimmungen und rasche Reaktionen auf offene Punkte sorgten für einen reibungslosen Ablauf und einen termingerechten Abschluss der Einführung, ohne Verzögerungen.
Der Go-live: angekommen, bevor es offiziell losging
Der vielleicht schönste Beleg für eine gelungene Einführung kam bereits einen Tag vor dem offiziellen Start:
Der eRecruiter wurde bereits einen Tag vor dem offiziellen Go-live aktiver von unseren Recruiter:innen genutzt als das bisherige Altsystem.
Eva Aerni, MSc MBA
Team HR- und Recruitmentstrategie, KAGes
Mit dem Go-live ist die Begleitung aber nicht zu Ende: Auch im laufenden Betrieb kann sich die KAGes auf die kompetente und reaktionsschnelle Unterstützung des eRecruiter Support-Teams verlassen. Das sorgt für eine reibungslose Nutzung im Alltag und trägt wesentlich dazu bei, dass die KAGes das volle Potenzial der Lösung ausschöpfen kann.
Die Ergebnisse: was sich verändert hat
Modernisierung des zentralen Bewerbermanagements
Mit eRecruiter wurde das bisherige zentrale Bewerbermanagement durch eine moderne Recruiting-Plattform ersetzt. Die bestehende zentrale Struktur bleibt erhalten und wurde um neue Funktionen und Möglichkeiten zur Weiterentwicklung der Recruiting-Prozesse ergänzt.
Eine verbesserte Candidate Journey
Mit der Neugestaltung der Karriereseite, der Stelleninserate und der Bewerbungsprozesse wurde die Candidate Experience gezielt weiterentwickelt. Das Ziel, eine intuitive, benutzerfreundliche und möglichst durchgängige Candidate Journey zu erreichen, die Bewerber:innen vom ersten Kontakt bis zur Bewerbung optimal unterstützt, konnte voll erfüllt werden.
Vorlagen für über 1.000 Jobprofile
Bei der KAGes decken die flexibel und skalierbar aufgebauten Vorlagen im eRecruiter über 1.000 unterschiedliche Jobprofile ab. So lässt sich die große Vielfalt an Positionen, die ein Gesundheitsunternehmen dieser Größe besetzt, auf einer einheitlichen Basis abbilden.
Nahtlos verbunden mit dem bestehenden HR-System
Ein zentraler Erfolgsfaktor war die Anbindung an das bestehende HR-System. Die Daten fließen dabei in beide Richtungen: Nutzer:innenkonten werden automatisiert in den eRecruiter importiert und aktualisiert, eingestellte Bewerber:innen gehen von dort an das HR-System zurück. Das spart Aufwand und sorgt dafür, dass die Daten im gesamten Recruiting-Prozess einheitlich bleiben.
Fazit: Erfolgsfaktoren für modernes Recruiting im Gesundheitswesen
Die Einführung von eRecruiter bei der KAGes zeigt, wie bestehende Recruiting-Strukturen erfolgreich modernisiert werden können. Mit der Ablösung des bisherigen Bewerbermanagements wurde die Grundlage geschaffen, die Candidate Journey weiterzuentwickeln und die Recruiting Experience nachhaltig zu verbessern. Entscheidend für die termingerechte Umsetzung waren die flexible Anpassbarkeit des Systems, die enge Zusammenarbeit der Projektteams (Fachbereich und IT) und die nahtlose Integration in die bestehende HR-Systemlandschaft.
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Häufige Fragen zur Case Study KAGes
Die KAGes wollte ihr bestehendes zentrales Bewerbermanagement durch eine moderne Recruiting-Plattform ablösen. Im Mittelpunkt standen die Weiterentwicklung der Candidate Journey sowie die Verbesserung der Recruiting Experience.
Die Einführung lief von September 2024 bis April 2025 und wurde termingerecht und ohne Verzögerungen abgeschlossen. Durch die gute Planung und den starken Support verlief die Umstellung auf den eRecruiter sehr glatt und friktionsfrei.
Nutzer:innenkonten werden automatisiert importiert und aktualisiert, eingestellte Bewerber:innen werden exportiert. Das spart Aufwand und hält die Daten im gesamten Recruiting-Prozess einheitlich.
Die flexiblen und skalierbaren Vorlagen im eRecruiter decken über 1.000 unterschiedliche Jobprofile ab.
Ja, eRecruiter ist so flexibel, dass sich die Lösung unabhängig von Größe und Komplexität optimal auf die individuellen Anforderungen einer Organisation abstimmen lässt. Bei der KAGes mit über 19.000 Mitarbeitenden wurde es auf die spezifischen Anforderungen zugeschnitten.
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Katrin Bointner
Astrid Reischl
