Kollaboratives Arbeiten: Wie Zusammenarbeit gelingt

Es klingt wie eine Binsenweisheit: Nur, wo Teams hervorragend und abteilungsübergreifend zusammenarbeiten, sind Erfolg und Innovation nachhaltig möglich. Aber was so selbstverständlich zu sein scheint, ist immer noch die Ausnahme. Selbst in Zeiten, in denen agile Prinzipien in der Arbeitswelt immer wichtiger werden und digitale Tools Zusammenarbeit erleichtern.

Häufig sind verschiedene Prozesse, Hierarchien und Abteilungen einfach schon zu eingefahren – vor allem in Unternehmen mit einer längeren Geschichte. Hoher Druck und tägliche Stressbelastung fördern den Tunnelblick zusätzlich und lassen wenig Zeit (und Empathie) übrig für den Austausch mit Kollegen aus allen Bereichen. Oft fehlt auch die Initiative der Führungskräfte, sich regelmäßig mit verschiedenen Sparten und Teams an einen Tisch zu setzen. 

Es gibt aber noch weitere Gründe für fehlende oder mangelhafte Zusammenarbeit. So bleibt es auch in Zeiten der Digitalisierung immer noch eine Herausforderung, Mitarbeiter an verschiedenen Standorten gut zu koordinieren und aufeinander abzustimmen. Wo verschiedene Generationen zusammenkommen oder Teams internationaler – und damit auch kulturell vielfältiger – werden, gelingt Teamwork meist nicht von selbst. Und eine steigende Mitarbeiterfluktuation stellt Unternehmen vor die Herausforderung, neues Personal möglichst schnell und gut ins Boot zu holen und in die bestehende Mannschaft zu integrieren.

Herausforderung Homeoffice

Aktuell kommen natürlich enorme Herausforderungen hinzu: Wenn Unternehmen gezwungen sind, Ihre Mitarbeiter ins Homeoffice zu schicken, um die Ausbreitung des Coronavirus einzudämmen, dann müssen dafür auch Rahmenbedingungen vorhanden sein oder – unter hohem Zeitdruck – geschaffen werden. Wer hier bereits über die entsprechenden digitalen Tools verfügt, ist klar im Vorteil.

Lässt man technische Voraussetzungen und organisatorische Rahmenbedingungen außen vor, bleibt immer noch eine große Herausforderung übrig: Sprache. Ganz offensichtlich stellt Mehrsprachigkeit in einem Unternehmen eine Hürde dar, die für eine gute Zusammenarbeit überwunden werden sollte. Eine Möglichkeit ist, sich auf eine einheitliche Firmensprache zu einigen – meist Englisch. Eine andere Möglichkeit bieten diverse Übersetzungs-Tools oder strikte Kommunikationswege, in denen einzelne Mitarbeiter als Schnittstelle fungieren.

Aber selbst, wenn alle die gleiche Muttersprache haben, bleibt Sprache ein Knackpunkt: Wenn etwa fach-, branchen- oder abteilungsspezifische Ausdrücke und Formulierungen ins Spiel kommen. Diese erhöhen die sprachliche Komplexität noch weiter. So verstehen sich der Fließbandarbeiter und der technische Notdienst vermutlich noch prächtig, wenn es um ein Problem geht – wenn sie dieses aber dem zuständigen Programmierer näher bringen möchten, ist das schon deutlich schwieriger. Hier gilt es helfend einzugreifen, Übersetzungsarbeit zu leisten, Austausch zu unterstützen und Verständnis zu fördern.

Damit Kommunikationsprozesse optimal funktionieren und der Informationsfluss nirgends stagniert, weil vielleicht unklar ist, wer informiert oder gefragt werden sollte, sind definierte Workflows wichtig. Diese sollten am Besten gemeinsam mit allen Stakeholdern entwickelt werden – damit auch wirklich alle Beteiligten im Boot sind und ein entsprechendes Commitment zeigen. Gelingt es, kluge Workflows nachhaltig zu verankern (wobei auch nachgebessert werden darf), bedeutet dies häufig, Abläufe deutlich ressourcenschonender gestalten zu können. 

Gerade auch, wenn Mitarbeiter nicht an einem Ort sitzen, sondern an verschiedenen Standorten oder im Homeoffice arbeiten, ist es unerlässlich, möglichst zügig zu klären, wie Kommunikationsabläufe sinnvoll gestaltet werden können – damit alle ausreichend informiert sind, um ihren Job auch richtig gut zu machen.

Als Recruiter stehen Sie im ständigen Austausch mit Kollegen aus nahezu allen Bereichen Ihres Unternehmens. Sei es im Entscheidungsprozess während einer Bewerbungsphase oder aber auch bei der laufenden Bedarfsanalyse. Vermutlich bilden Sie mit dem HR Team die am besten vernetzte Abteilung der gesamten Firma. Wie bereits angesprochen, bringt das aber auch große Herausforderungen mit sich. Zum einen sind das die bereits angesprochenen. Sprachliche Hindernisse, unklare Kommunikationswege und komplexe Workflows sind Themen, die alle Team beschäftigen. Zum anderen sind Sie gerade im Recruiting mit weiteren Hürden konfrontiert – allen voran jene aus dem Bereich Datenschutz.

Datenschutz ist ein Must-have

Im Recruiting müssen Sie sicherstellen, dass Bewerberdaten wirklich nur an jene Kollegen ausgehändigt werden, die sie auch wirklich benötigen. Deshalb müssen Sie klar definieren, zu welchem Zeitpunkt der Bewerbungsphase und wie Bewerberdaten an bestimmte Positionen im Unternehmen weitergegeben werden.

Um bewusste oder unbewusste Verstöße einzelner Mitarbeiter aufzudecken (z.B. Daten werden im Gespräch weitergegeben oder Bewerberdaten bleiben geöffnet, während ein Mitarbeiter den Platz verlässt), müssen die Wege der betroffenen Dateien zudem immer nachvollziehbar bleiben. Nur so können Sie rechtliche Probleme – Stichwort: DSGVO – oder einen Imageschaden für Ihr Unternehmen vermeiden.

Aber auch, wenn eine intensive und flexible Zusammenarbeit innerhalb eines Unternehmens viele Herausforderungen mit sich bringt: Es winken auch großartige Chancen. 

• Sie arbeiten ressourcenschonend

Wenn Kommunikationsprozesse optimiert und Mitarbeiter zum unkomplizierten Austausch befähigt werden, dann bedeutet Kollaboration immer auch, dass Ressourcen geschont werden. Abläufe werden beschleunigt, Zeit gespart, Missverständnisse – und daraus resultierende Probleme – verhindert.

• Sie ermöglichen Innovation

Gemeinsam wissen wir immer mehr als alleine. Ein intensiver Austausch über Know How, Erfahrungswerte. Perspektiven – aber auch ungelöste Herausforderungen ermöglicht die Entwicklung von intelligenten Lösungen. Kreativität und Innovation entstehen leichter im Team. 

• Komplexe Projekte werden möglich

Unsere Welt wird immer komplexer. Globalisierung, Digitalisierung und verschiedene gesellschaftliche Prozesse verändern die Arbeitswelt mit einem immer höheren Tempo. Aktuelle Ereignisse können von heute auf morgen die Rahmenbedingungen verändern. Diese Herausforderungen sind nur als gut koordiniertes Team zu bewältigen.

• Unternehmen können ihren Radius erweitern – auch im Kampf gegen den Fachkräftemangel

Um groß denken zu können, müssen Unternehmen die reibungslose Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Standorten ermöglichen, passende Prozesse und Workflows definieren und einführen. Wenn ihnen das gelingt, steht ihnen die Welt offen. Ein weiteres Plus: Wenn Sie internationale Teams leiten können, dann steht auch der Suche nach Fachkräften im Ausland nichts im Weg.

• Sie können flexibel bleiben – auch in Krisen

Die aktuelle Lage zeigt es uns deutlich: Nur, wer bereits über entsprechende Hardware, Tools und Prozesse verfügt, ist in der Lage, seine Mitarbeiter etwa kurzfristig von zuhause aus arbeiten zu lassen. Natürlich hoffen wir, dass wir bald alle wieder an unsere Arbeitsplätze zurückkehren können. Dennoch wird deutlich, wie wichtig es auch für die Zukunft sein wird, reibungslose Kommunikation und Zusammenarbeit auch unter herausfordernden Umständen zu ermöglichen und aufrechtzuerhalten.

Nun möchten wir Ihnen noch ein paar Tipps mit auf denen Weg geben und kurz Tools vorstellen, mit denen Sie – auch sehr schnell – die Zusammenarbeit in Ihren Teams verbessern können. Die Digitalisierung hat hier viel Gutes geleistet und großartige Werkzeuge für Teams hervorgebracht. 

• Slack oder ähnliche Messenger

Slack hat sich als zuverlässiger Messenger auch für große Teams erwiesen, in denen sowohl Einzel- als auch Gruppen-Chats und themenspezifische Channel abgewickelt werden können. Ein Problem: Gesprächsverläufe und aus Gesprächen entstandene Aufgaben gehen schnell verloren. Dafür gibt es das nächste Tool.

• Trello

Trello ist die digitale Version der klassischen To-Do-Liste – mit weiteren nützlichen Features. Aufgaben können in Kärtchen erfasst und einzelnen Listen hinzugefügt werden. Alle Kärtchen können auch kommentiert und einzelnen Personen zugewiesen werden, sodass wirklich nichts verloren geht. Eine Kalenderübersicht erleichtert die Planung. 

Unser Tipp: Etablieren Sie einen Arbeitsprozess, in dem jeder wichtige Schritt auf Trello festgehalten wird. Im Web gibt es inzwischen viele großartige Vorlagen für diverse Themen und Workflows.

• Google Drive inklusive Google Docs und Spreadsheets

Google Drive mit den Ablegern Google Docs und Spreadsheets bietet Teams die Möglichkeit, gemeinsam an Dokumenten, Tabellen und anderen Dateien zu arbeiten, diese zu kommentieren und den Verlauf von Veränderungen nachzuvollziehen. Dadurch wird das fehleranfällige Herumschicken von Word- und Excel-Dateien in endlos vielen Versionen endlich vermeidbar.