Onboarding im Homeoffice: So funktioniert’s!

Ein sorgfältig geplanter Onboarding-Prozess ermöglicht neuen Mitarbeiterinnen einen produktiven Arbeitsstart mit gutem Gefühl. Unternehmen profitieren ihrerseits von einer gelungenen Einarbeitung und hoher Mitarbeiterzufriedenheit. Die aktuelle Herausforderung für Recruiter: bewährte Onboarding-Maßnahmen im Rahmen der Homeoffice-Situation umzusetzen – technische und virtuelle Hilfsmittel inklusive.

Erfahren Sie jetzt, welche Schritte Sie setzen können, um erfolgreich auf Remote Onboarding umzurüsten! Wir haben innovative Ideen und praktische Tipps entlang des Onboarding-Prozesses für Sie zusammengefasst.

Der Begriff Onboarding bedeutet auf Deutsch „an Bord nehmen“ und steht für die Integration eines neuen Mitarbeiters in seinen Arbeitsbereich. Sie läuft systematisch und strukturiert ab und umfasst sowohl die fachliche als auch die soziale (kulturelle) Ebene.

Die Onboarding-Phase beginnt nach Abschluss des Bewerbungsprozesses mit der Unterzeichnung des Arbeitsvertrags. Enden kann der Prozess wahlweise nach Abschluss der Probezeit, nach einigen Monaten oder erst nach einem Jahr. Jeder Arbeitgeber entscheidet selbst, wie lange neue Mitarbeiter bei der Einarbeitung durch ein Rahmenprogramm begleitet werden sollen.

Vorteile des Onboardings

• Neue Mitarbeiter fühlen sich von Beginn an wohl und wertgeschätzt.
• Das Gefühl von Zufriedenheit fördert eine schnell einsetzende Produktivität.
• Eine ausgeprägte Willkommenskultur schafft eine unmittelbare Bindung zum Unternehmen.
• Alle Beteiligten (Führungskräfte, Kollegen und Recruiter) wissen, was zu tun ist.
• Der Onboarding-Prozess vermittelt ein hohes Maß an psychologischer Sicherheit, was gerade in der Anfangsphase wichtig ist.
• Gut geplantes Onboarding verringert die Fluktuation und senkt damit Recruiting-Kosten.
• Die Tatsache, dass Onboarding aktiv betrieben wird, wirkt sich positiv auf das Unternehmensimage aus.
• Ein gelungenes Onboarding erhöht die Motivation der übrigen Teammitglieder.

Der Onboarding-Prozess lässt sich in drei Phasen gliedern:

• Pre-Boarding: Vorbereitungsphase vor Arbeitsbeginn
• Eintritt und Orientierung: erster Arbeitstag, Start bzw. Kick-off-Phase
• Einarbeitung und Integration: eigentliches Onboarding bis zum Endpunkt des definierten Prozesses

Im Folgenden erfahren Sie, worauf es in den einzelnen Phasen ankommt und welche Onboarding-Maßnahmen sich dafür eignen.

In der ersten Phase des Onboarding-Prozesses geht es darum, dem neuen Mitarbeiter Ängste und Unsicherheiten zu nehmen. Wie das geht? Indem Sie dem Neuling umfassende Informationen über die bevorstehende Eingliederung zukommen lassen. So kann er sich optimal und ohne Druck auf den ersten Arbeitstag vorbereiten.

Falls die Phase von der Unterzeichnung des Vertrags bis zum tatsächlichen Eintritt länger dauert, halten Sie währenddessen aktiv Kontakt zum Mitarbeiter. Setzen Sie dabei auf ehrliche und transparente Kommunikation.

Wir empfehlen: Verfassen Sie ein persönliches Begrüßungsschreiben!

Willkommensschreiben

Am besten verschicken Sie das Schreiben ein paar Tage bis zu zwei Wochen vor dem Arbeitsbeginn per E-Mail. Vermitteln Sie dem Mitarbeiter das Gefühl, dass Sie sich auf ihn freuen, dass er wichtig für das Unternehmen ist und dringend gebraucht wird! Kommunizieren Sie deutlich: Wir haben ein offenes Ohr für Fragen. Erkundigen Sie sich auch explizit nach dem Befinden des Neuzugangs!

Außerdem sollte das Willkommensschreiben einen Fahrplan für den ersten Arbeitstag beinhalten. Der Mitarbeiter sollte vorab wissen:

• Wer ist mein Ansprechpartner?
• Wann muss ich wo erscheinen?
• Wo und wie erhalte ich die technische Ausrüstung fürs Homeoffice?
• Wie läuft das virtuelle Onboarding ab? Welche Termine habe ich wann mit wem?

Weitere Ideen für den Arbeitsbeginn

Zusätzlich können Sie dem Neuankömmling Ihren neuesten Newsletter schicken, eine Einladung via LinkedIn oder des Instagram-Unternehmensaccounts. Auch das erhöht die Bindung zum Unternehmen schon vor Arbeitsbeginn.

Einen besonderen Eindruck hinterlässt ein Willkommenspaket, das per Post versandt wird. Darin können Kaffeetasse, Block, Kugelschreiber, USB-Stick, Firmenbroschüre etc. enthalten sein – idealerweise im Firmendesign.

Sie möchten noch einen Schritt weiter gehen? Bitten Sie Ihren neuen Mitarbeiter, sich per E-Mail kurz persönlich vorzustellen, zum Beispiel anhand eines Steckbriefs mit Foto! So haben die Kollegen im Homeoffice einen besseren Eindruck vom neuen Teammitglied.

Gerade am ersten Arbeitstag ist es wichtig, dass sich der neue Mitarbeiter gut aufgehoben anstatt unsicher fühlt. Eine detaillierte und lückenlose Planung ist das A und O. Beziehen Sie dabei sowohl „harte“ Faktoren (technische Ausrüstung) als auch „weiche“ Faktoren (Wertschätzung) in den Ablauf mit ein!

Technisches Onboarding

Eine einwandfreie technische Ausstattung ist die Basis für das Onboarding und das Arbeiten im Homeoffice. Stellen Sie sich dazu folgende Fragen:

• Kann der Mitarbeiter sein Equipment selbst am Firmenstandort abholen?
• Wird ein Kurier mit der Zustellung der Ausstattung beauftragt?
• Benötigt der oder die Neue Unterstützung beim Aufbauen von Gerätschaften?
• Wird ein Firmenhandy oder ein Drucker gebraucht?

Ein Laptop mit VPN-Zugang zählt zur Mindestausstattung für ein ordentliches Remote Onboarding. Damit kann der Neuzugang von zu Hause sicher auf das Firmennetzwerk zugreifen. Auf dem Laptop sollten alle notwendigen Programme installiert sein. Insbesondere Videoconferencing-Tools sind für digitale Meetings ein Muss.

Soziale Integration

Entfällt die Führung durch Büroräumlichkeiten und die persönliche Vorstellung von Teams, muss die soziale Integration im virtuellen Raum stattfinden. Ankommen und Wohlfühlen lautet die Devise. Wie das über Distanz funktioniert?

Organisieren Sie auf jeden Fall einen Willkommens-Videocall mit den wichtigsten Kollegen: Jeder stellt sich und seine Tätigkeit vor, kann dem neuen Teammitglied Fragen stellen, und man kann sich austauschen und sogar Spiele spielen. Planen Sie dafür ausreichend Zeit ein – das signalisiert Wertschätzung.

Auch ein gemeinsames, digitales Mittagessen ist eine gute Gelegenheit, sich im ungezwungenen Rahmen näher kennenzulernen.

Für die Phase der Integration empfiehlt sich das Vorgehen nach einem Einarbeitungsplan. Besteht ein solcher bereits, muss er natürlich ans Remote Onboarding angepasst werden. Entscheiden Sie, welche Prozesse geändert werden müssen, welche Onboarding-Maßnahmen unerlässlich und welche „nice to have“ sind und welche Priorität haben!

Beispiel für einen Einarbeitungsplan

1. Ansprechpartner festlegen
2. Homeoffice-Richtlinien besprechen
3. Aufgaben, Projekte und Ziele für die Onboarding-Phase klären
4. regelmäßige Feedbackgespräche führen
5. Vorstellung von Kollegen aus anderen Abteilungen
6. Einblick in die Arbeit aller relevanten Abteilungen
7. Einführungs-Workshops, Vorstellung des Unternehmens
8. fachliche Einschulungen, E-Learning, interne wie auch externe Weiterbildungsangebote, digitale Handouts, Video-Tutorials

In der Integrationsphase sind regelmäßige Meetings und Gespräche zu forcieren. Diese können leger im Rahmen von virtuellen Mittagessen oder Kaffeepausen gestaltet werden, oder aber professionell in Form von Mitarbeiter- oder Feedbackgesprächen mit Vorgesetzten. Fixe Treffen mit dem Buddy sollten von Anfang an eingeplant sein. Aber auch der lockere Teamchat oder die WhatsApp-Gruppe bieten Raum zum Austausch.

* Um unsere Texte möglichst lesefreundlich zu gestalten, verzichten wir darin auf die gleichzeitige Verwendung von männlichen und weiblichen Sprachformen. Dennoch ist uns wichtig, dass sich alle von uns angesprochen fühlen. Daher verwenden wir die männliche und die weibliche Form im Wechsel. Damit sind immer alle anderen Formen gleichermaßen mitgemeint.