Good to know: Grundregeln für nachhaltige Mitarbeitergespräche

Mitarbeitergespräche sind nicht nur wichtige Gelegenheiten für Führungskräfte die Personalressourcen eines Unternehmens optimal einzusetzen. Sie sind auch überaus wichtig, um Mitarbeitern Gehör zu verschaffen, deren Anliegen und Wünsche zu erfahren und ernst zu nehmen. Mindestens einmal im Jahr, optimal wäre häufiger, sollten Gespräche geführt werden. Denn nur so können Sie sicherstellen, dass eine nachhaltige Mitarbeiterkultur in Ihrem Unternehmen vorherrscht.

Regelmäßiges Feedback sollte zur Unternehmenskultur gehören – am besten in Form eines konstanten und möglichst ungezwungenen Austauschs. Sei es die Besprechung aktueller Agenden bei einem Kaffee oder das Recap nach einem abgeschlossenen Projekt. Auch das Mitarbeitergespräch besitzt in diesem Zusammenhang einen zentralen Stellenwert.

Wobei: Ein einzelnes Mitarbeitergespräch als fixer, einmaliger Jahrestermin ist nicht die optimale Herangehensweise. Erfahren Sie, wie die Idee richtig angewendet wird, damit sie zur individuellen Weiterentwicklung beiträgt und gestärkte Beziehungen zwischen Angestellten und Vorgesetzten bewirkt.

Grundsätzlich wird zwischen zwei Arten von Personalgesprächen unterschieden:

• Institutionalisierte Mitarbeitergespräche sind seitens des Unternehmens vorgeschrieben und finden in der Regel einmal pro Jahr statt.
• Anlassbezogene Mitarbeitergespräche können – wie der Name bereits sagt – je nach Bedarf auch mehrmals jährlich abgehalten werden.

Es gibt verschiedene Gründe, die für die zweite Variante sprechen. Also dafür, öfter als einmal im Jahr und anlassbezogen den Kontakt zu den Mitarbeitern zu suchen:

1. Regelmäßiges Feedback, quasi „in kleinen Häppchen“, hilft dabei, Inhalte besser zu verarbeiten. Das vergrößert Lern- und Entwicklungseffekte.
2. Der Mitarbeiter fühlt sich in seiner aktuellen Situation ernst genommen und wertgeschätzt.
3. Neue Teammitglieder benötigen in der Anfangszeit mehr Unterstützung und Feedback als berufsältere Kollegen.
4. Langjährige Mitarbeiter sind häufig auf der Suche nach Motivation und neuen beruflichen Perspektiven.
5. Familiäre Gründe bringen ebenfalls und meist kurzfristig Gesprächsbedarf mit sich.

Neurowissenschaftlicher Hintergrund von Mitarbeitergesprächen

Wer handelt, erwartet eine Reaktion. Das ist ein menschliches Grundbedürfnis: Unser Gehirn muss entweder einen Erfolg oder einen Fehler wahrnehmen, um lernen zu können. Erfolge resultieren in Glückshormonen, die das vorangegangene Verhalten festigen. Sie unterstützen die Motivation und helfen dabei, mit Misserfolgen sinnvoll umzugehen. Fehlgeschlagenes Verhalten wird ebenfalls gespeichert, allerdings zu dem Zweck, eine Wiederholung zu vermeiden.

In früheren Epochen der Menschheitsentwicklung erfolgte Feedback meist unmittelbar und war leicht wahrzunehmen. Heute ist es schwerer, die eigenen individuellen Handlungen als Erfolg oder Fehler zu verbuchen – etwa am Arbeitsplatz und insbesondere in Zeiten von Homeoffice mit wenig sozialen Kontakten und straffen Zeitplänen. Die Folge: unmotivierte Mitarbeiter, die sich kaum oder verzögert weiterentwickeln.

Vorbereitung, Gespräch, Nachverfolgung: Damit Mitarbeitergespräche konstruktiv und nachhaltig sind, muss die HR-Abteilung im Vorfeld klare Strukturen schaffen. Zielvereinbarungen und schriftliche Protokolle sorgen für Transparenz und Nachvollziehbarkeit auf beiden Seiten. Auch wenn das Gespräch selbst der zentrale Bestandteil ist, sollte der Vorbereitung und Nachverfolgung ausreichend Zeit gewidmet werden.

Vorbereitung: Gesprächsinhalte definieren und ausarbeiten

Wurde ein Termin für das Gespräch festgesetzt, sollte dieser dem Mitarbeiter frühzeitig und gemeinsam mit der Agenda kommuniziert werden. Üblicherweise fallen darunter Projekte, Aufgaben und Leistungen, Weiterentwicklung, Feedback und – ganz wichtig – Ziele.

Für einen strukturierten Ablauf und den roten Faden ist es wichtig, dass sich beide Parteien vor allem inhaltlich auf das Personalgespräch vorbereiten. Dazu eine kleine Checkliste:

• Welche Aspekte der Tätigkeit sollen thematisiert werden?
• Wie lässt sich Ihr Standpunkt untermauern? Haben Sie alle nötigen Informationen und Beispiele?
• Was sind die Ziele, die Sie verfolgen? Welche Änderungen möchten Sie als Folge des Gesprächs realisiert haben?  
• Was zeichnet die Zusammenarbeit mit dem Mitarbeiter/Vorgesetzten aus?
• Wie liefen Personalgespräche in der Vergangenheit ab? Wie lassen sich mögliche Diskussionspunkte entschärfen?
• Was passiert, wenn es zu keiner Einigung kommt? Welche Reaktionen sind denkbar?

Während des Personalgesprächs: konstruktiven Austausch fördern

Was ist der Status Quo der Zusammenarbeit, und wie könnte sich diese in den kommenden Monaten entwickeln? Im Mitarbeitergespräch selbst geht es darum, Erwartungen und Ziele zu besprechen und diesbezüglich einen gemeinsamen Nenner zu finden. Wichtig: Ergebnisse und Zielvereinbarungen unbedingt protokollieren, um diese im Nachhinein rekonstruieren zu können!

Verschiedene Maßnahmen tragen zu einem konstruktiven Austausch während des Mitarbeitergesprächs bei:

• Sorgen Sie für eine Sitzordnung, die eine entspannte Atmosphäre schafft – nicht konfrontativ, sondern zum Beispiel über Eck.
• Wählen Sie einen ruhigen Ort, an dem alle Beteiligten frei sprechen können.
• Beginnen Sie mit positiven Aspekten, und stellen Sie dem Mitarbeiter offene Fragen.
• Hören Sie auf aufmerksam zu, und gehen Sie auf das Gesagte ein.
• Äußern Sie sachliche Kritik, und zeigen Sie auf, was die Wunschvorstellung wäre.
• Wenn das Gespräch remote stattfindet: Schalten Sie die Kamera ein, um eine Art Nähe zu schaffen.

Das alles zeugt von Wertschätzung und gegenseitigem Respekt – und ist damit das Um und Auf für einen nachhaltigen Vertrauensaufbau.

Nachverfolgung: Protokoll für Effizienz und Transparenz

Wann fand der letzte Austausch statt, und was waren die Ergebnisse? Nach den Mitarbeitergesprächen dienen die jeweiligen Protokolle als Leitlinien für die beiderseitig gewünschte Weiterentwicklung. Im nächsten Gespräch kann überprüft werden, ob und inwiefern die zuvor gemeinsam definierten Ziele erreicht wurden.

• Zeit: Spontane Termine und Zeitmangel gilt es unbedingt zu vermeiden. Nur wer ausreichend Zeit investiert, vermittelt ein Gefühl der Wertschätzung und Zusammengehörigkeit, und das fördert die Motivation.
• Fehlende Vorbereitung: Fortbildungsmöglichkeiten, Gehaltspotenziale, Organisation, … Nach dem Austausch ist vor dem Austausch. Daher sollten Sie sich laufend überlegen, welche Themen für das nächste Mitarbeitergespräch relevant werden könnten.
• Ablenkung: Aus Respekt vor dem Gegenüber befindet sich das stummgeschaltete Handy außer Sichtweite.
• Kritik: Problemgespräche mit ausschließlich negativen Aussagen demotivieren und schaffen Misstrauen. Zudem können Sie ein Gefühl der unerwünschten Kontrolle wecken.
• Fehlende Integration des Mitarbeiters in die Zielerreichung: Bei der Zieldefinition ist ein Dialog auf Augenhöhe wichtig. Nur, wenn sich der Mitarbeiter im Sinne der Zielerreichung einbezogen und mitverantwortlich fühlt, wird er effektiv daran arbeiten.

Vor allem in herausfordernden Zeiten ist es essenziell, dass Mitarbeiter gehört werden. Corona-bedingtes Homeoffice kann dazu führen, dass sich Mitarbeiter weniger gesehen oder vernachlässigt fühlen. Wer virtuell in Kontakt ist, sollte ganz konkret fragen, wie es dem anderen geht. Da am Bildschirm nonverbale Kommunikation nur eingeschränkt möglich ist, sollte man sich aber, sobald es wieder geht, gemeinsam an einen Tisch setzen – im wahrsten Sinne des Wortes.

• Mitarbeiter binden: Werden Mitarbeiter in die Zielvereinbarung involviert, wirken sie aktiv an der Aufgabenplanung mit. Anerkennung und Wertschätzung motivieren und machen zufrieden.
• Unternehmen steuern: Die in Personalgesprächen festgelegten Ziele und Prioritäten ermöglichen ein eigenständigeres Arbeiten der Mitarbeiter. Führungskräfte gewinnen so an Freiraum.
• Unzufriedenheit frühzeitig erkennen: Der regelmäßige Austausch dient als Stimmungsbarometer und hilft, bei Bedarf motivationssteigernde Maßnahmen einzuleiten.
• Vertrauen bilden: Ein offener Dialog fördert die Kooperation und das Verständnis seitens der Mitarbeiter bei der Problemlösung.
• Interne Abläufe optimieren: Der Informations- und Wissensaustausch wird verbessert, gleichzeitig werden Reibungsverluste verringert.
• Qualifikation verbessern: Im Mitarbeitergespräch lässt sich – basierend auf den individuellen Fähigkeiten und Interessen – konkreter Weiterbildungsbedarf ermitteln.
• Vom externen Arbeitsmarkt unabhängiger werden: Entwicklungspotenziale aus den eigenen Reihen können bestmöglich genutzt und systematisch ausgebaut werden.

* Um unsere Texte möglichst lesefreundlich zu gestalten, verzichten wir darin auf die gleichzeitige Verwendung von männlichen und weiblichen Sprachformen. Dennoch ist uns wichtig, dass sich alle von uns angesprochen fühlen. Daher verwenden wir die männliche und die weibliche Form im Wechsel. Damit sind immer alle anderen Formen gleichermaßen mitgemeint.