Datengetriebenes Recruiting: Diese KPIs sollten nicht fehlen

Erfahrung und Menschenkenntnis sind definitiv Soft Skills, die in der HR Branche erforderlich sind. Dennoch sollten Sie sich in Ihrem Recruiting Prozess nicht mehr rein auf Ihr Bauchgefühl verlassen, sondern auch Ihre wichtigsten Kennzahlen im Blick haben.

Mithilfe von Software und Analyse Tools, die mittlerweile am Markt verfügbar sind, erweist sich die Sammlung und Analyse von Daten auch nicht mehr als so zeitaufwändig und mühsam wie noch vor einigen Jahren. Ganz im Gegenteil: Datengesteuertes Recruiting hilft Ihnen vielmehr, Ihre Prozesse zu optimieren und somit wertvolle Ressourcen zu sparen.

Konkret bedeutet das, dass sich Ihre Entscheidungen nicht mehr rein auf Ihre Intuition, sondern ebenfalls auf fundierte Fakten und belegbare Zahlen stützen. Datengesteuertes Recruiting hilft Ihnen, Ihr Budget effizienter zu planen, Produktivität und Effizienz zu steigern, Probleme im Einstellungsverfahren aufzuzeigen, Prognosen zu erstellen, objektivere Entscheidungen zu treffen und schließlich nachhaltige Verbesserungen in Ihrem Recruiting zu erzielen.

Die richtigen Kennzahlen auswählen

Um sich nicht im Zahlendschungel zu verirren, sondern mehr Klarheit zu gewinnen, müssen Sie sich zunächst sorgfältig überlegen, was Sie oder Ihr Management über Ihren Einstellungsprozess genau wissen möchten. Und was Sie von erfolgreichem Recruiting erwarten. Gibt es Probleme oder Engpässe, die sich häufen? Was läuft schon besonders gut und soll mit Zahlen untermauert werden? Erzielen Sie mit Ihren Recruiting Kanälen die besten Erfolge oder lassen sich diese noch optimieren?

Sie können z.B. folgende Kennzahlen heranziehen:

Überprüfen Sie Ihre Conversion Rate, d.h. das Verhältnis der Gesamtanzahl an Bewerbern* zu jenen, die am Ende des Prozesses tatsächlich zu angestellten Mitarbeitern werden. Besteht ein großes Ungleichgewicht zwischen der Anzahl an Bewerbungen und den Einstellungen, ist es wichtig, die Ursache dafür zu identifizieren.

Dazu hilft es, einen näheren Blick auf Ihren Recruiting Funnel zu werfen. Finden Sie heraus, in welcher Phase des Bewerbungsprozesses Sie die meisten Bewerber auf der Strecke lassen. Verlieren Sie z.B. nach den ersten persönlichen Interviews viele Bewerberinnen, gibt es möglicherweise eine Diskrepanz zwischen Ihren Stellenausschreibungen bzw. den dadurch erzeugten Erwartungen der Bewerberinnen und den tatsächlichen Anforderungen eines Jobs. Führen Sie in einer Stellenanzeige etwa einen Reisetätigkeit im Ausmaß von 25% an und teilen Kandidaten im persönlichen Gespräch mit, dass es doch 50% sind, wird dies womöglich nicht akzeptiert.

Die Candidate Experience optimieren

Oder liegt der Stolperstein vielleicht kurz vor der Ziellinie? Wenn es Ihnen immer wieder passiert, dass vielversprechende Kandidaten Ihr Angebot nicht annehmen, sollten Sie sich zum einen überlegen, ob Ihre Benefits und Vergütung noch in der Branche mithalten können und zum anderen an einer positiven Candidate Experience arbeiten. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Bewerber im gesamten Prozess richtig behandeln, indem Sie z.B. zeitnah Rückmeldung geben und im Sinne eines transparenten Bewerbungsverfahrens laufend Informationen zur Verfügung stellen.

Sofern die Analyse Ihres Recruiting Funnels ein positives Bild zeichnet, kann es auch sein, dass die hohe Diskrepanz zwischen Bewerbern und Einstellungen mit der mangelnden Qualität der Bewerbungen zusammenhängt. Dann sollten Sie sich intensiver mit den Bewerbungsquellen beschäftigen.

Quantität bedeutet nicht immer Qualität. Daher ist es wichtig, die Bewerbungsquellen zu kennen. So wissen Sie, über welche Recruiting Kanäle die qualifiziertesten Kandidatinnen erreicht werden. Allerdings ist es hier entscheidend, zielgruppenorientiert zu differenzieren. Denn was für die eine Stelle funktioniert, kann bei der nächsten ein totaler Reinfall sein.

In weiterer Folge können Sie die gewonnenen Erkenntnisse nutzen, um Ihre finanziellen Ressourcen richtig aufzuteilen. Belegen Ihre Daten beispielsweise, dass die besten Bewerbungen häufig über Mitarbeiterempfehlungen eingehen, lohnt es sich in Zukunft sicherlich mehr, in ein Mitarbeiterempfehlungsprogramm zu investieren als zig weitere Jobbörsen zu bespielen.

Eine weitere relevante Kennzahl hinsichtlich des Einstellungsprozesses ist die Time-to-Hire: die Dauer vom Bewerbungseingang bis zum Bewerbungsabschluss. Datengesteuertes Recruiting ermöglicht klare Aussagen darüber, wie lan­ge Sie für die Besetzung Ihrer Stellen benötigen und wo dabei eventuell wert­vol­le Zeit ver­lo­ren geht. Folglich kön­nen Sie ent­spre­chen­de Maß­nah­men set­zen, um Pro­zes­se zu opti­mie­ren und effi­zi­en­ter zu gestalten. 

Wenn Ihre Time-to-Hire stetig höher ist als der Branchendurchschnitt, lohnt es sich, die einzelnen Phasen Ihres Recruiting Funnels auch dahingehend zu überprüfen. Erwägen Sie, Ihre Sourcing-Methoden durch Social Recruiting zu erweitern. Oder ein Match & Active Sourcing-Tool zu verwenden, um mehr passende Kandidaten schneller zu erreichen und Talent Pools aufzubauen, auf die Sie stets zurückgreifen können.

Zeit sparen mit einer Recruiting Software

Ein Recruiting Tool von eRecruiter kann Sie dabei unterstützen, die Time-to-Hire zu optimieren. Etwa, indem es Kandidaten die Bewerbung möglichst einfach macht (Stichwort: mobile ready!). Oder indem es Ihnen lästige erste administrative Tasks abnimmt (z.B. durch CV Parsing) und Ihnen so Zeit verschafft, um Kandidatinnen möglichst schnell eine Rückmeldung zu geben und eine positive Candidate Experience zu ermöglichen. Praktische, individualisierbare Vorlagen helfen Ihnen dabei.

In Zeiten, in denen ein persönliches Treffen schwierig ist, oder falls Ihre Bewerberin eine weite Anreise hat, kann ein schnelles erstes Video Interview die Time-to-Hire verkürzen. Und wenn es wieder einmal schwierig ist, das Feedback von allen internen Partnern einzuholen, dann unterstützt Sie unser Recruiting Tool mit sehr einfachen, übersichtlichen Möglichkeiten zur Abstimmung dabei, schnell(er) zu einer Entscheidung zu kommen.

Kenn­zah­len, die Ihnen dabei hel­fen kön­nen, noch erfolg­rei­cher in Ihrem Job zu sein, gibt es im Recrui­t­ing natür­lich noch vie­le mehr. Mithilfe unseres neuen Analyse Tools „eRecruiter Analytics“, das für unsere eRecruiter Kunden auf Wunsch verfügbar ist, können Sie zukünftig in kürzester Zeit noch größere Datenmengen verarbeiten und übersichtlich auswerten. Der große Vorteil: Die Daten sind sogar schon grafisch für Sie aufbereitet, so dass Sie für das Reporting an Ihr Management optimal gerüstet sind. Mit nur wenigen Klicks können Sie diese für Ihr Unternehmen individualisieren und in verschiedenen Dateiformaten exportieren.

Folgende Kennzahlen stehen Ihnen dabei auf individualisierbaren Dashboards, welche nach Bewerbern, Bewerbungen und Jobs konfiguriert sind, in der eRecruiter Lösung zur Verfügung:

Basis Kennzahlen – Bewerber (Filter nach Anrede und Zeitraum)

• Anzahl pro Tag
• Anzahl pro Monat
• Anzahl pro Jahr
• Anzahl pro Bewerberquelle
• Anzahl pro Berufsprofil
• Anzahl pro Altersgruppe

Basis Kennzahlen – Bewerbungen (Filter nach Anrede und Zeitraum)

• Anzahl pro Tag
• Anzahl pro Monat
• Anzahl pro Jahr
• Anzahl pro Bewerbungsquelle
• Anzahl pro Berufsprofil
• Anzahl pro Altersgruppe
• Anzahl pro Job
• Anzahl pro Recruiter/Benutzer

Basis Kennzahlen – Jobs (Filter nach Jobstatus – offen/abgeschlossen/angefordert)

• Anzahl (erstellter) Jobs pro Tag
• Anzahl (erstellter) Jobs pro Monat
• Anzahl (erstellter) Jobs pro Jahr
• Anzahl (erstellter) Jobs pro Berufsprofil
• Anzahl Jobs pro Recruiter/Benutzer

Basis Kennzahlen – Controlling

• Time-to-Fill (auf Jobbasis)
• Time-to-Hire (auf Bewerbungsbasis)
• Cost-per-Hire (auf Jobbasis)
• Cost-per-Application (auf Basis der Bewerberquelle)
• Übersicht Bewerbungen nach Phase offener und abgeschlossener Jobs (Funnel)

Übersichtlich, aussagenkräftig: Statistiken in eR Analytics – Beispiele

Wenn Sie in Ihrem Job richtig erfolgreich sein möchten, sollten Sie sich also mit den wichtigsten Recruiting KPIs vertraut machen und diese für sich nutzen. Denn am Ende des Tages sind die besten Kennzahlen nur dann etwas wert, wenn Sie sich ernsthaft damit auseinandersetzen.  

Daten können Ihnen nicht sagen, warum etwas passiert. Durch die Kombination verschiedener Kennzahlen erhalten Sie zwar detaillierte Einblicke, müssen Ihre Ergebnisse jedoch noch mithilfe Ihres HR Expertenwissens interpretieren.

Außerdem können Daten Ihre Probleme nicht lösen. Sie veranschaulichen Ihnen lediglich, was Sie bereits gut und erfolgreich machen und wo möglicherweise Probleme zu lösen sind. Was Sie mit diesem Wissen tun, liegt in Ihrem eigenen Ermessen. Somit bleibt die menschliche Komponente – wie immer wenn es um Human Resources geht – unverzichtbar.

In Daten finden Sie allerdings einen starken Verbündeten. Verwenden Sie Daten, um die Vergangenheit objektiv zu bewerten und darauf basierend Forecasts für die Zukunft zu machen. Mithilfe von Recruiting KPIs können Sie erkennen, was in früheren Einstellungsprozessen funktioniert hat und was nicht, und so Ihr Recruiting laufend optimieren.

* Um unsere Texte möglichst lesefreundlich zu gestalten, verzichten wir darin auf die gleichzeitige Verwendung von männlichen und weiblichen Sprachformen. Dennoch ist uns wichtig, dass sich alle von uns angesprochen fühlen. Daher verwenden wir die männliche und die weibliche Form im Wechsel. Damit sind immer alle anderen Formen gleichermaßen mitgemeint.