Häufige Fehler bei der Nachbesetzung von Stellen

Bei Nachbesetzungen einer offenen Stelle kann man neue Potenziale ausschöpfen – aber auch einiges falsch machen. Welche Fehler bei der Nachbesetzung von MitarbeiterInnen besonders oft vorkommen und wie Sie sie vermeiden können, lesen Sie im folgenden Beitrag.

Ein Mitarbeiter geht, der nächste kommt. Wenn das nur so einfach wäre, wie es klingt! In der Recruiting-Realität kann man bei Neubesetzungen leicht in das eine oder andere Fettnäpfchen treten. Weiß man gängige Fehler zu vermeiden, bringen neu besetzte Stellen aber zahlreiche Chancen für betroffene Mitarbeiter und das Unternehmen mit sich.

Von der Stellenausschreibung bis zur Bewerberauswahl: Wir verraten Ihnen, was Sie beim Besetzen von Posten lieber vermeiden – und welche Tipps Sie stattdessen beherzigen sollten.

Ob Schwangerschaft, Kündigung, Aufstieg, interner Wechsel oder Pensionsantritt – die Gründe für eine Nachbesetzung sind vielfältig. Für viele Recruiter bedeutet eine vakant gewordene Stelle: So schnell wie möglich für Ersatz sorgen! Im Eifer des Gefechts wird oft vergessen, dass sich dadurch neue Türen öffnen. Stichwort: Weiterentwicklung.

Wie wär’s mit einer Umstrukturierung im Team, der Neugestaltung von ineffizienten Prozessen und einer Optimierung des Aufgabenbereichs? Wir raten: Nutzen Sie die Gelegenheit, um Bestehendes zu hinterfragen und bei Bedarf neu zu definieren.

Übrigens: Durch gutes Employer Branding  lässt sich die Mitarbeiterzufriedenheit steigern, und damit die Anzahl der Neubesetzungen durch Kündigungen verringern.

👉🏼 Wie Sie einen notwendigen Personalabbau im Unternehmen respektvoll und human umsetzen, erfahren Sie hier.

Welche Fehler werden nun bei Nachbesetzungen von Stellen besonders häufig begangen? Wir haben es herausgefunden und für Sie zusammengefasst.

Fehler #1: Stelleninserat nicht erneuern

Weil’s schnell gehen muss, einfach die alte Stellenbeschreibung online stellen und warten, bis die ersten Bewerbungen eintrudeln? Lieber nicht! Prüfen Sie zuerst, ob die Job Description mit ihren Aufgabenbereichen und Anforderung noch aktuell ist. Beziehen Sie dazu das aktuelle Abteilungs-Team mit ein. Niemand anderer könnte besser beurteilen, was oder wer künftig gebraucht wird. Am besten geht das, indem Sie mit den von der Nachbesetzung betroffenen Kollegen und Führungskräften sprechen.

Beantworten Sie gemeinsam folgende Fragen:

• Können die Aufgaben im Team besser verteilt werden?
• Möchte jemand eine Tätigkeit abgeben, die ihm oder ihr nicht liegt?
• Sind neue Verantwortungsbereiche dazugekommen oder alte weggefallen?
• Welche Eigenschaften und Stärken muss das neue Teammitglied unbedingt mitbringen?

Eine derartige Neudefinition kann dabei helfen, auf die Stärken der einzelnen Mitarbeiter zu fokussieren. Jeder im Team hat somit die Chance, von der Neubesetzung zu profitieren. Zufriedene Kollegen sind wiederum die Basis für ein fruchtbares und motivierendes Umfeld für den Neuzugang.

Fehler #2: Falsche Prioritäten für die Nachbesetzung setzen

Wer bei der Stellenausschreibung und Bewerberauswahl nicht von Anfang an die richtigen Kriterien im Auge hat, dem entgehen möglicherweise wertvolle Kandidaten. Das kann etwa passieren, wenn man den Fokus zu stark auf die Ausbildung legt, aber nicht auf wertvolle Soft Skills, die für die Position wichtig wäre. Grundsätzlich können fachliche Kompetenzen mit der richtigen Motivation erlernt werden – anders als Soft Skills, die ein Bewerber besser schon mitbringen sollte.

Ein weiterer Vorteil von Mitarbeitern, die aus anderen Fachbereichen kommen: Sie bringen neue Blickwinkel mit ins Unternehmen und können den Horizont des Teams erweitern.

Fehler #3: Sofort externe Suche starten

Viele vakante Stellen werden ausschließlich extern ausgeschrieben. Das schränkt nicht nur die Auswahl an potenziellen Bewerbern deutlich ein. Es nimmt den eigenen Mitarbeitern die Chance auf eine Entwicklung innerhalb des Unternehmens. Anders gesagt: Internes Recruiting ist meist schneller und spart darüber hinaus Recruiting-Kosten ein. Es motiviert und bindet die vorhandene Belegschaft.

Weiters zu bedenken: Die Nachbesetzung von Stellen im Unternehmen kann mitunter auch in anderen Zweigstellen oder Ländern erfolgen – natürlich nur dort, wo es auch sinnvoll ist. Viele Aufgabenbereiche können heute ortsunabhängig ausgeführt werden. Dazu kommt, dass Mitarbeiter aus dem Unternehmen sich nicht komplett neu orientieren und einarbeiten müssen und das spart Zeit und Geld. Diesbezüglich gilt es, eine Balance zwischen externen und internen Stellenbesetzungen zu finden und Betriebsblindheit entgegenzuwirken.

Mehr zum Thema internes Recruiting und was man bei der internen Personalgewinnung alles beachten sollte. hier!

Fehler #4: Führungskräfte rein fachlich nachbesetzen

Apropos Betriebsblindheit: Erfahrungsgemäß werden die meisten Führungskräfte intern nachbesetzt, zum Beispiel durch vormals untergeordnete Kollegen. Das sichert zwar einerseits das vorhandene fachliche Know-how, bestehende Geschäftsbeziehungen und Umsätze. Andererseits geht es aber mit dem Risiko einher, mangels „frischen Windes“ von außen langfristig an Innovationskraft einzubüßen.

Fehler #5: Nur Individuen statt unterschiedliche Charaktere einsetzen

Eine Person ist niemals durch eine andere ersetzbar. So ist es auch im Recruiting. Genaue Erwartungen betreffend die Persönlichkeit eines Kandidaten schränkt die Auswahl stark ein und erhöht den Druck auf die Betroffenen. Recruiter ebenso wie zukünftige Kollegen müssen daher offen für unterschiedliche Charaktere sein. Schließlich fördert Diversität im Recruiting den Erfolg im Unternehmen. Wichtig ist hingegen, dass die Harmonie im Team sowie der Cultural Fit mit dem Arbeitgeber stimmen.

Mann ersetzt Mann, und Frau ersetzt Frau? Das war gestern. Heute setzen Personaler lieber auf Gender Diversity. Mehr zum Thema Geschlechterdiversität lernen!

Fehler #6: Nachbesetzungen ohne die Kollegen entscheiden

Lassen Sie die direkten Kollegen des Kandidaten und potenziellen Mitarbeiters mitentscheiden! Etwa, indem sie am Bewerbungsgespräch teilnehmen oder sie im Rahmen eines Probetages persönlich kennenlernen. Wenn später die Stimmung im Team passt, haben Sie als Recruiter alles richtig gemacht. Es lohnt sich also, auf die Einschätzungen der Kollegen zu zählen. Deren Beteiligung am Auswahlprozess nennt sich übrigens Peer Recruiting und (Tipp:) kommt bei BewerberInnen sehr gut an!

Fehler #7: Stellen nicht nachbesetzen

Wussten Sie, dass über einen längeren Zeitraum unbesetzte Stellen ein Risikofaktor für Unternehmen sind? Sie erhöhen den Workload im Team, wodurch langfristig die Arbeitsmoral sinkt. Wenn die Work-Life-Balance zu lange aus dem Gleichgewicht bleibt, sind früher oder später Kündigungen die Folge.

Unser Tipp: Optimieren Sie die Time-to-hire in Ihrem Unternehmen und setze Sie dabei auf Bewerbermanagement-Tools wie zB. eRecruiter GO für KMU und Startups oder die Enterprise-Edition! Es hilft Ihnen nicht nur Ihre Bewerbungsprozesse zu digitalisieren und dabei DSGVO-konform zu sein. Es unterstützt Sie auch bei folgenden 7 Punkten:

• Ressourcen einsparen = mehr Zeit für Wesentliches
• strategische HR Arbeit
• Digitalisierung = wettbewerbsfähig bleiben
• Candidate Journey sofort optimieren = Candidate Experience steigern
• gute Zusammenarbeit = besser abteilungsübergreifend abstimmen
• Aufbau Ihres DSGVO-konformen Talent Pools
• Datengestütztes Recruiting von A-Z

* Um unsere Texte möglichst lesefreundlich zu gestalten, verzichten wir darin auf die gleichzeitige Verwendung von männlichen und weiblichen Sprachformen. Dennoch ist uns wichtig, dass sich alle von uns angesprochen fühlen. Daher verwenden wir die männliche und die weibliche Form im Wechsel. Damit sind immer alle anderen Formen gleichermaßen mitgemeint.