So sagen Sie Bewerbern richtig ab

Was bei einer Job-Absage im Vordergrund stehen sollte, ist das „Wie“. Denn wer schon einmal eine unpersönliche oder gar abwertende Absage erhalten hat, weiß, dass aus Enttäuschung schnell Wut werden kann.

Die Chancen, dass sich ein wütender Kandidat* um eine zukünftige offene Stelle, für die er vielleicht perfekt passen würde, bewirbt, stehen leider schlecht. Und nicht nur das: Wussten Sie, dass laut Studien 64 Prozent der Bewerberinnen mit einer negativen Bewerbungserfahrung die Produkte und Dienstleistungen des betreffenden Unternehmens nicht mehr im gleichen Ausmaß nutzen wie zuvor?

Wie Sie die Absagen-Falle vermeiden und aus der Not eine Tugend machen? Das verraten wir Ihnen in unserem Blogbeitrag …

Sicher haben Sie als Recruiter schon etwas von Employer Branding gehört. Vielleicht hat Ihr Unternehmen sogar in letzter Zeit besonders viel in diesem Bereich investiert? Kein Wunder – schließlich gehört Employer Branding, also professionelle „Eigenwerbung“ für die Marke, derzeit zu den wichtigsten Business-Themen.

Was viele dabei leider nicht berücksichtigen, sind die Absageschreiben, die Bewerber erhalten. Positive Ausnahmen bestätigen natürlich die Regel. Aber in vielen Unternehmen sehen Absageschreiben noch genauso aus wie vor fünf, zehn oder zwanzig Jahren. „Sehr geehrter Herr/Frau XY, leider müssen wir Ihnen mitteilen, …“

Gründe für die Absage oder gar persönliches Feedback bleiben dabei weitestgehend auf der Strecke. Klar, als HR-Spezialist haben Sie wenig Zeit, für jeden Bewerber ein ausführliches, persönliches Schreiben aufzusetzen. Aber oft reichen schon ein paar wenige Handgriffe zur „versöhnlichen“ Absage.

Denn vergessen Sie nicht: Ein gutes Absageschreiben ist ein vergleichsweise günstiges Employer-Branding-Tool – mit oft enorm positiver Wirkung.

Eines vorweg: Auch wenn ein Bewerber für die von Ihnen ausgeschriebene Stelle nicht passend qualifiziert ist, hat er dennoch Zeit und Mühe investiert, sich darum zu bewerben. Und das sollten Sie als Recruiter honorieren!

Generische, nichtssagende Schreiben haben meist den gegenteiligen Effekt. Sie geben dem Bewerber das Gefühl, einer von vielen und damit nicht wichtig zu sein. Stattdessen wünschen sich die Jobsuchenden Begründungen, warum sie diesmal nicht zum Zug gekommen sind.

Keine Antwort ist dabei die schlechteste Antwort – und auch nicht unbedingt eine zeitsparende. Denn ein verärgerter Bewerber greift auf der Suche nach Gründen für die Absage schon mal zum Telefon …

Als Recruiter stellen Sie sich vielleicht die Frage: Muss ich meinen Bewerbern überhaupt einen Grund nennen, warum sie die Stelle nicht bekommen haben? Die Antwort lautet: jein. Gesetzlich sind Sie nicht dazu verpflichtet. Aber wie eingangs erwähnt, führt ein unbefriedigendes Absageschreiben schnell zu Missmut. Und dieser wird von den Bewerbern als negatives Word-of-Mouth rasch in der Community verbreitet …

Nehmen Sie sich also die Zeit, Ihren Bewerbern zumindest einen groben Grund für die Absage zu nennen. Warum hat es diesmal nicht für sie oder ihn gereicht? Was hatten ihr oder ihm andere Bewerber voraus? Natürlich fällt es nach einem persönlichen Gespräch leichter, eine passende Begründung zu finden, aber auch im Vorfeld lassen sich einige allgemeine Gründe ausmachen:

• Der Bewerber ist für die Stelle über- oder unterqualifiziert.
• Die bisherige Berufserfahrung reicht nicht aus.
• Die Gehaltsvorstellungen sind zu hoch.
• Die Bewerbungsunterlagen sind unvollständig.
• Es ist keine passende Stelle im gewünschten Bereich verfügbar (bei Initiativbewerbungen).

Bei aller Motivation, Ihren Bewerbern einen persönlichen Grund für die Absage zu nennen, gibt es einige Argumente, die dabei nicht in Frage kommen. Abgesehen davon, dass sie bei Ihrer Bewerbersuche ohnehin keine Rolle spielen sollten, sind sie nämlich auch verboten. Das Gleichbehandlungsgesetz schreibt vor, dass Bewerber nicht aufgrund folgender Faktoren abgelehnt werden dürfen:

• ethnische Herkunft
• Religionszugehörigkeit
• Weltanschauung
• Geschlecht
• Alter
• Behinderung
• sexuelle Identität

1. Vermeiden Sie Standardfloskeln, und schreiben Sie nicht „um den heißen Brei herum“! Bleiben Sie direkt, ehrlich und präzise!
2. Nennen Sie Gründe für die Absage! Gehen Sie – im Rahmen des Möglichen – individuell auf Bewerber ein, und sagen Sie ihm oder ihr, warum es diesmal nicht geklappt hat.
3. Sehen Sie das Schreiben als Employer-Branding-Tool! Überlegen Sie sich, wie Sie mit einer positiven Absage unter Ihren Mitbewerbern hervorstechen und so Ihre Marke weiter stärken können!
4. Antworten Sie den Bewerbern! Eigentlich logisch, aber leider immer noch nicht selbstverständlich. Einige schwarze HR-Schafe melden sich bei Bewerbern, die für die Stelle nicht in Frage kommen, gleich gar nicht mehr. Dass das mitunter ein großer Fehler sein kann, brauchen wir nicht extra zu erwähnen.
5. Nützen Sie die Möglichkeit eines Talente-Pools! Nur weil ein Bewerber für diese Stelle nicht der oder die Richtige war, heißt das nicht, dass er oder sie es nicht für die nächste offene Stelle sein könnte. Damit halten Sie die Tür zu Bewerbern offen und bekräftigen Ihr Interesse an der jeweiligen Person. Achtung: Für die Speicherung von Daten in einem Talente-Pool benötigen Sie gemäß DSGVO das Einverständnis der Bewerber!

Bewerber wünschen sich Absagen, mit denen man „etwas anfangen kann“. Sei es durch konstruktives Feedback, das hilft, die nächste Bewerbung zu verbessern. Oder ganz einfach durch einen Überraschungsmoment zum Staunen oder Schmunzeln.

So gibt es beim Energy-Drink-Hersteller Red Bull etwa zur Absage oftmals ein paar Dosen als „Trostpflaster“.

* Um unsere Texte möglichst lesefreundlich zu gestalten, verzichten wir darin auf die gleichzeitige Verwendung von männlichen und weiblichen Sprachformen. Dennoch ist uns wichtig, dass sich alle von uns angesprochen fühlen. Daher verwenden wir die männliche und die weibliche Form im Wechsel. Damit sind immer alle anderen Formen gleichermaßen mitgemeint.