7 gute Gründe für die Recruiting Software

Nicht immer stößt man mit dem Vorschlag, eine Recruiting Software einzuführen auf offene Ohren oder gar Begeisterung: Ein neues HR Tool kostet Geld und auch etwas Zeit bei der Eingliederung in bestehende Prozesse. Wozu etwas ändern, wenn bestimmte Dinge “schon immer so gemacht” wurden und ja – mal besser, mal schlechter – funktionieren? 

Weil sie eben noch besser funktionieren könnten.

Wir haben für Sie sieben Gründe gesammelt, mit denen Sie bei den Budgetverantwortlichen punkten können.

In vielen HR Abteilungen kosten administrative Tasks immer noch zu viel Zeit. Anstatt sich wichtigeren Dingen und strategischen Maßnahmen (siehe nächster Punkt) zu widmen, sind viele Recruiter* und HR Manager einige Stunden pro Tag damit beschäftigt, Daten von A nach B zu kopieren oder gar neu einzutippen, eine Flut von Dateien strukturiert abzulegen, immer wieder ähnliche Mails zu schreiben, Bewerberinnen zu vergleichen und bei all dem den Überblick nicht zu verlieren. Dabei geht viel wertvolle Zeit verloren, die dann für wichtigere und interessantere Aufgaben fehlt. 

Eine Recruiting Software übernimmt lästige administrative Tasks, damit Menschen mehr Zeit dafür haben, sich auf dazu fokussieren, was nur Menschen können. Dank CV Parsing gehört dann lästiges Einpflegen oder Kopieren von Daten aus Lebensläufen der Vergangenheit an. Übersichtliche Workflows machen es einfach, den Überblick zu behalten, wo Sie aktuell im Bewerbungsprozess mit einem Kandidaten stehen und was der nächste Schritt ist. Die E-Mail-Kommunikation kostet dank Automatisierungen und Vorlagen viel weniger Zeit. Selbst beim Matching unterstützt Sie die Recruiting Software – etwa durch strukturierte Bewerbervergleiche.

Die Herausforderungen für HR Teams steigen kontinuierlich: Der Fachkräftemangel erzeugt Druck. Neue Technologien und Arbeitsweisen erfordern erweiterte Skills und ein verändertes Mindset von HR Mitarbeitern – etwa für erfolgreiches Active Sourcing. Um auf Veränderungen schnell reagieren und Innovationen umsetzen zu können, sind agile Arbeitsweisen gefragt und Mitarbeiter, die in der Lage sind, kreativ und flexibel mit Herausforderungen umzugehen und laufend dazuzulernen. Recruiter stehen vor der Aufgabe, diese zu finden und vom eigenen Unternehmen zu überzeugen. Denn die Zeiten von Post & Pray sind vorbei. 

Ohne strategische Vorgehensweise können diese Herausforderungen kaum bewältigt werden. Aber dafür brauchen HR Managerinnen und Recruiter drei Dinge unvermeidlich: Erstens mehr Kapazitäten und Zeit für Wesentliches. Dafür gilt es, den administrativen Aufwand drastisch zu reduzieren (siehe Punkt 1). Zweitens klare, effiziente Prozesse und Rollen. Alle Stakeholder sollten dabei – möglichst unkompliziert und strukturiert – eingebunden werden (siehe Punkt 5). Drittens aussagekräftige Kennzahlen, die bei der Entwicklung von strategischen Maßnahmen unterstützen und eine Erfolgsmessung ermöglichen (mehr dazu in Punkt 7). All diese Dinge ermöglicht bzw. erleichtert eine Recruiting Software. Denn mit Block und Bleistift oder Excel-Sheets kommen Sie hier nicht zum Ziel.

Es gibt viele gute Gründe, die Digitalisierung als etwas Positives zu begreifen. So zeigen etwa Studien wie diese, dass ein digitalisierter Personalbereich nicht nur die Effizienz des HR-Teams erhöht (+ 20-30%), sondern auch die Mitarbeiterzufriedenheit und die Arbeitgeberattraktivität. 

Auch das Thema DSGVO kann nicht weiter außer Acht gelassen werden: Die DSGVO-konforme Verarbeitung von Bewerberdaten ist ohne ein Recruiting Tool nur sehr schwierig bzw. aufwändig möglich. Strategisches Arbeiten (siehe Punkt 2) und eine nachhaltige Organisationsentwicklung ist ohne valide Daten und Zahlen kaum möglich. 

Und – last but not least: Die Digital Natives legen Wert auf funktionierende, benutzerfreundliche digitale Bewerbungsprozesse. Kaum ein Unternehmen kann es sich leisten, auf eine zeitgemäße, ansprechende Candidate Experience zu verzichten (siehe Punkt 4).

Mit wenigen Klicks zur Digitalisierung

Warum hinken also gerade HR Abteilungen häufig noch hinterher, wenn es um Digitalisierung geht? Ein Hauptgrund dafür ist, dass die Kosten und der Aufwand für die Einführung eines digitalen Systems gefürchtet werden. 

Wir sind überzeugt: Diese Ängste sind unbegründet. So gibt es inzwischen Recruiting Tools in verschiedenen Preissegmenten, die auch kostenschonende Optionen bieten (z.B. eRecruiter GO). Die intuitive Bedienbarkeit zeitgemäßer Tools macht viele Funktionalitäten selbsterklärend und mit wenigen Klicks können erste Schritte Richtung Digitalisierung ganz einfach gemacht werden. Bei der Einführung begleiten wir unsere Kunden mit diversen Support-Angeboten (z.B. Onboarding-Tour im Tool, persönlicher Support, eRecruiter Wiki usw.) und – wenn gewünscht – individueller Beratung und Einschulung (bei der eRecruiter Enterprise Lösung).

Egal in welcher Branche sich Ihr Unternehmen bewegt: Die Zeiten, in denen Sie sich vor passenden Bewerberinnen kaum retten können, sind höchstwahrscheinlich vorbei. Wer auch in Zukunft die besten Talente für das eigene Unternehmen gewinnen möchte, muss die Candidate Journey so kandidatenfreundlich wie möglich gestalten. Denn die Ansprüche der Digital Natives an mögliche Arbeitgeber steigen. Besonders die Generation Z nimmt z.B. längere Wartezeiten auf Antworten oder umständliche Bewerbungsformulare nicht mehr in Kauf. Eine ansprechende Karriereseite – Stichwort: Employer Branding – und ein mobil-optimierter Bewerbungsprozess sollte inzwischen selbstverständlich sein. 

Mit einer Recruiting Software können Sie die Candidate Journey direkt um ein Vielfaches verbessern. Sofort können Kandidaten sich ganz unkompliziert und bequem in wenigen Minuten am Smartphone bewerben. Sie können – dank Automatisierungen und Vorlagen – zeitnah jede Mail beantworten und wissen aufgrund der übersichtlichen Workflows jederzeit, wo sie mit wem im Bewerbungsprozess stehen. Eine professionelle CI-konforme Karriereseite und ansprechende Stelleninserate ermöglichen überzeugendes Employer Branding.

Eine große Herausforderungen für HR Teams und Recruiter, die oft viel Zeit in Anspruch nimmt, ist die Abstimmung mit allen Stakeholdern im Unternehmen. Egal ob es um Terminvereinbarungen oder das Feedback zu einzelnen Bewerbungen geht. Der intensive Austausch mit Führungskräften und Kollegen führt häufig zu einer unübersichtlichen Flut von E-Mails und Telefonnotizen. Im schlechtesten Fall führt dies zu Frust auf allen Seiten. Es allen recht zu machen ist kaum möglich.

Ein cleveres Recruiting Tool unterstützt die HR dabei, nicht nur Bewerber, sondern auch Partner im Unternehmen besser zu servicieren. Sie können verschiedenen Kollegen unterschiedliche Rollen zuweisen und so nicht nur eine einfache Benutzerführung ermöglichen, sondern gleichzeitig auch den Schutz von sensiblen Daten sicherstellen. Die Abstimmung erfolgt ressourcenschonend, übersichtlich und jederzeit nachvollziehbar direkt im Tool. Kommentare und Feedback können direkt dort festgehalten werden. Der strukturierte Bewerbervergleich (z.B. in Listenform) erleichtert die Kommunikation mit Stakeholdern. So werden Sie zum Liebling aller Führungskräfte 😉

Remote arbeiten? Kein Problem!

Durch aktuelle Herausforderungen erlebt das Thema Homeoffice gerade eine enormen Boom. Immer mehr Unternehmen befürworten, dass Mitarbeiter remote arbeiten. Aber das stellt diese gleichzeitig vor enorme Herausforderungen: Wie kann man sicherstellen, dass auch Mitarbeiter im Homeoffice immer alle wichtigen Daten verfügbar haben? Hier kann ein HR Tool ebenfalls vieles erleichtern: Egal ob Sie im Homeoffice oder im Urlaub sind – alle Daten sind zentral gespeichert und für alle Mitarbeiter mit den entsprechenden Rollen jederzeit und überall verfügbar. Führungskräfte und und Kollegen können einsehen, wie der aktuelle Status ist, und auf wichtige Infos zugreifen.

Wir wagen die Prognose, dass in Zukunft kein Unternehmen ohne einen eigenen Talent Pool auskommen wird. Besonders wer Active Sourcing vorantreiben möchte, muss bestehende Kontakte gut, übersichtlich und – ganz wichtig – DSGVO-konform im Griff haben. Um mit vielversprechenden Talenten in Kontakt zu bleiben – Stichwort: Talent Relationship Management – sollten Sie in der Lage sein, Daten aktuell zu halten und z.B. E-Mails mit relevanten News an Kandidaten zu verschicken. Und natürlich ist ein Talent Pool nur dann wirklich nützlich, wenn Sie ihn auch ganz einfach und strukturiert durchsuchen und die jeweils passenden Kandidatinnen herausfiltern können. 

Erfahrene Active Sourcing-Profis haben uns bestätigt: Der Talent Pool in der eigenen Recruiting Software ist das wichtigste Tool beim Suchen und Finden der passenden Kandidaten. Deshalb sind wir laufend dabei, dieses wichtige Feature in unseren Produkten – eRecruiter GO und eRecruiter Enterprise – weiterzuentwickeln. Wir stellen sicher, dass Sie mit Talenten auch über den aktuellen Bewerbungsprozess hinaus DSGVO-konform in Kontakt bleiben können und erleichtern Ihnen das Matching durch verschiedene Such- und Filtermöglichkeiten und Partnererweiterungen (z.B. mit Textkernel).

Wir sind sicher, dass sie als Recruiter über ein hervorragendes Bauchgefühl verfügen, wenn es um das empathische Gespräch mit Kandidaten und die Auswahl von passenden Bewerbern geht. Wenn es um den Menschen geht, sind Sie der Experte. Gleichzeitig sollten Sie die Chancen, die in der strukturierten Analyse von Daten stecken, nicht außer Acht lassen. Kennzahlen und Statistiken geben Ihnen etwa Aufschluss darüber, woher Ihre besten Bewerber eigentlich kommen (und in Folge z.B.: auf welchen Kanälen Sie sich die Veröffentlichung von Stellenanzeigen vielleicht sparen können), wo Sie Ihre Bewerbungsprozesse noch optimieren können und wie wirksam bestimmte Maßnahmen sind. 

Weil Kennzahlen eben Klartext sprechen werden Sie immer wichtiger – auch fürs Management. Daher empfehlen wir Ihnen: Nutzen Sie eine Recruiting Software, die Ihnen Daten übersichtlich zur Verfügung stellt, um alle richtigen KPIs immer im Blick zu haben. So können Sie auch bei Stakeholdern mit klaren Zahlen besser argumentieren, Maßnahmen einfordern, Erfolge belegen und auch die Verlässlichkeit Ihres Bauchgefühls unterstreichen. Auch der Bewerbervergleich kann so einfacher und völlig objektivl erfolgen und in übersichtlicher Form dargestellt werden.

* Um unsere Texte möglichst lesefreundlich zu gestalten, verzichten wir darin auf die gleichzeitige Verwendung von männlichen und weiblichen Sprachformen. Dennoch ist uns wichtig, dass sich alle von uns angesprochen fühlen. Daher verwenden wir die männliche und die weibliche Form im Wechsel. Damit sind immer alle anderen Formen gleichermaßen mitgemeint.